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Configurando el Seguimiento de Tiempo para Tu Equipo¶

Resumen¶

4Geeks Payroll proporciona tres métodos de seguimiento de tiempo que funcionan juntos para darte visibilidad en tiempo real de tu fuerza laboral — sin importar dónde estén trabajando.

En este tutorial, aprenderás a:

• Elegir los métodos de seguimiento de tiempo adecuados para tu equipo
• Configurar el registro móvil GPS validado con geocercas
• Configurar la Entrance App para registro biométrico en oficina
• Configurar la entrada manual de tiempo con aprobación del gerente
• Definir horas de trabajo, horarios y reglas de overtime
• Configurar flujos de trabajo de aprobación y alertas automáticas

Requisitos Previos¶

• Cuenta de 4Geeks Payroll con Employee Stream habilitado
• Empleados agregados al sistema (ver Gestión de Empleados)
• Estaciones configuradas para cada ubicación de trabajo (ver documentación de Estaciones)
• Para Entrance App: Una tableta Android o iOS

Paso 1: Elige tus Métodos de Seguimiento de Tiempo¶

Comparación de Métodos¶

Recomendación: Usa el registro móvil GPS como tu método principal y complementa con la Entrance App para ubicaciones de oficina. Reserva la entrada manual solo para correcciones y excepciones.

Habilitando Métodos¶

1. Ve a Payroll → Settings → Time Tracking
2. Activa cada método que quieras habilitar:
3. Mobile GPS Clock-In — Activado por defecto
4. Entrance App — Activa si usas estaciones de registro en oficina
5. Manual Entry — Recomendado habilitar solo para correcciones
6. Haz clic en Save Changes

Paso 2: Configurar el Registro Móvil GPS¶

El registro GPS permite a los empleados usar sus teléfonos móviles para registrar entrada y salida con verificación de ubicación.

Definir Zonas de Trabajo Aprobadas (Geocercas)¶

Las geocercas aseguran que los empleados solo puedan registrar entrada desde ubicaciones aprobadas:

1. Ve a Settings → Time Tracking → Geofences
2. Haz clic en Add Geofence
3. Configura la zona:
4. Nombre — ej., “Downtown Office”, “Client Site A”
5. Dirección — Ingresa la dirección física
6. Radio — Establece el radio permitido (ej., 100 metros)
7. Vinculación de Estación — Asocia esta geofence con una estación
8. Haz clic en Guardar

Puedes crear múltiples geocercas. Por ejemplo, un técnico de campo podría tener acceso para registrar entrada desde la oficina, almacén y múltiples sitios de clientes.

Configurar Configuraciones de Verificación de Ubicación¶

1. Ve a Settings → Time Tracking → Location
2. Establece el nivel de verificación:
3. Relaxed — Registra la ubicación pero no bloquea el registro
4. Standard — Advierte si está fuera de la geofence pero permite el registro

5. Strict — Bloquea el registro si está fuera de las zonas designadas

6. Activa Verificación de Foto (opcional):

7. Requiere que los empleados tomen una selfie durante el registro
8. Las fotos se almacenan con el registro de tiempo para auditoría

Modo Offline¶

El registro móvil funciona sin internet:

1. Ve a Settings → Time Tracking → Offline Mode
2. Activa Enable Offline Clock-In
3. Establece la Duración Máxima Offline (por defecto: 24 horas)
4. Los empleados pueden registrar entrada/salida offline dentro de esta ventana
5. Los registros se sincronizan automáticamente cuando se restaura la conectividad

Paso 3: Configurar la Entrance App (Registro con Tableta)¶

Convierte cualquier tableta en una estación de registro profesional en la entrada de tu oficina.

Instalar la Entrance App¶

1. En tu tableta, abre la App Store (iOS) o Google Play Store (Android)
2. Busca “4Geeks Entrance”
3. Descarga e instala la aplicación
4. Abre la aplicación — verás un código de emparejamiento

Vincular la Tableta con Tu Cuenta¶

1. Ve a Payroll → Settings → Entrance App
2. Haz clic en Register Device
3. Ingresa un nombre para el dispositivo (ej., “Lobby Tablet - San Jose”)
4. Selecciona la Estación con la que está asociada esta tableta
5. El sistema genera un código QR de emparejamiento
6. En la Entrance App en la tableta, toca Pair Device
7. Escanea el código QR mostrado en tu navegador
8. La tableta ahora está vinculada

Configurar Método de Registro¶

Elige cómo los empleados verificarán su identidad en la entrada:

1. Ve a Settings → Entrance App → Selecciona tu dispositivo
2. Elige el método de registro:

1. Puedes habilitar múltiples métodos y dejar que los empleados elijan

Probar el Flujo de Registro¶

1. Párate frente a la tableta
2. Si usas Face ID: Mira a la cámara — el sistema te reconoce y registra la entrada
3. Si usas PIN: Ingresa tu código personal en la pantalla
4. Verifica que la registro aparezca en Payroll → Time Tracking → Live Dashboard

Modo Fijado de Hardware (Opcional)¶

Previene manipulación bloqueando la tableta a la Entrance App:

1. En iOS: Usa Acceso Guiado (Settings → Accessibility → Guided Access)
2. En Android: Usa Anclaje de Pantalla (Settings → Security → Screen Pinning)

Paso 4: Configurar Entrada Manual de Tiempo¶

La entrada manual debe reservarse para excepciones, no para uso diario.

1. Ve a Settings → Time Tracking → Manual Entry
2. Activa Allow Manual Entry
3. Configura restricciones:
4. Máximo de Entradas Por Semana — Limita cuántas entradas manuales puede enviar un empleado
5. Requerir Razón — Los empleados deben explicar por qué no pudieron registrar entrada normalmente
6. Aprobación de Gerente Requerida — Siempre activa para entradas manuales
7. Haz clic en Guardar

Cuándo Usar Entrada Manual¶

• El empleado olvidó registrar entrada
• La batería del teléfono se agotó durante las horas de trabajo
• El GPS no estaba disponible en el sitio de trabajo
• Corrección retroactiva de un error de registro

Paso 5: Definir Horas de Trabajo¶

Establecer Horarios Estándar¶

1. Ve a Settings → Time Tracking → Working Hours
2. Haz clic en Add Schedule
3. Configura:

Horario Fijo (mismas horas todos los días): - Lunes–Viernes: 9:00 AM – 5:00 PM - Descanso para almuerzo: 12:00 PM – 1:00 PM (no remunerado) - Período de gracia para retraso: 5 minutos

Horario Flexible (horas centrales con inicio/fin flexible): - Horas centrales: 10:00 AM – 3:00 PM (todos deben estar presentes) - Ventana flexible: 7:00 AM – 10:00 AM inicio, 3:00 PM – 7:00 PM fin

Trabajo por Turnos (múltiples patrones de turnos): - Turno mañana: 6:00 AM – 2:00 PM - Turno tarde: 2:00 PM – 10:00 PM - Turno noche: 10:00 PM – 6:00 AM (con diferencial nocturno)

1. Asigna el horario a empleados o estaciones específicas
2. Haz clic en Guardar

Configurar Políticas de Descanso¶

1. En la configuración del horario, haz clic en Break Rules
2. Configura:
3. Descansos Remunerados — Descansos cortos (15 min) incluidos en el tiempo de trabajo, no se necesita registrar salida
4. Descansos No Remunerados — Descansos de almuerzo que requieren registrar salida
5. Duración Mínima del Descanso — ej., 30 minutos para almuerzo
6. Duración Máxima del Descanso — ej., 1 hora para almuerzo
7. Haz clic en Guardar

Paso 6: Configurar Reglas de Overtime¶

El overtime se calcula automáticamente basándose en las reglas que definas.

Crear Reglas de Overtime¶

1. Ve a Settings → Time Tracking → Overtime
2. Haz clic en Add Overtime Rule
3. Configura:

Tipos de Reglas Básicas:

Para cada regla, especifica: - Disparador — Número de horas antes de que aplique el overtime (ej., 8 horas/día) - Multiplicador — Tarifa de pago por overtime (ej., 1.5 para tiempo y medio) - Tope — Horas máximas de overtime por día/semana (opcional) - Aprobación Requerida — Si el overtime debe ser aprobado previamente

Ejemplo: Overtime Estándar de Costa Rica - Overtime diario: Después de 8 horas, 1.5x para las primeras 4 horas, 2x más allá - Overtime semanal: Después de 48 horas - Trabajo domingo: 1.5x de prima

1. Asigna reglas a grupos de empleados o estaciones
2. Haz clic en Guardar

Flujo de Aprobación de Overtime¶

1. Ve a Settings → Time Tracking → Approvals
2. Configura la aprobación de overtime:
3. Aprobación Previa Requerida — Los empleados deben solicitar overtime antes de trabajarlo
4. Aprobación del Gerente — El gerente directo debe aprobar
5. Umbral de Auto-Aprobación — Hasta X horas auto-aprobadas, más allá requiere aprobación

Paso 7: Configurar Flujos de Trabajo de Aprobación¶

Cadena de Aprobación de Hojas de Tiempo¶

1. Ve a Settings → Time Tracking → Approval Workflow
2. Configura niveles de aprobación:

Nivel 1 — Gerente Directo: - Revisa y aprueba hojas de tiempo - Puede solicitar correcciones

Nivel 2 — Jefe de Departamento (Opcional): - Revisa hojas de tiempo aprobadas antes de la nómina - Puede señalar problemas

1. Establece Reglas de Escalamiento:
2. Si el gerente no aprueba dentro de 48 horas, escalar al jefe de departamento

3. Si aún no hay acción después de 72 horas, notificar al administrador de RRHH

4. Haz clic en Guardar

Notificaciones de Aprobación¶

1. Ve a Settings → Notifications → Time Tracking
2. Activa qué eventos activan notificaciones:

Paso 8: Configurar Alertas y Notificaciones¶

Configura alertas automáticas para mantenerte al tanto de la asistencia:

1. Ve a Settings → Time Tracking → Alerts
2. Habilita alertas para:

1. Establece el canal de notificación:
2. Notificación en la Aplicación — Alerta en el panel de la consola
3. Email — Enviar a la dirección de email configurada

4. Notificación Push — A la aplicación móvil del gerente (si está habilitada)

5. Haz clic en Guardar

Paso 9: Probar la Configuración¶

Ejecutar un Registro de Prueba (Móvil)¶

1. Abre la aplicación móvil de 4Geeks Payroll en tu teléfono
2. Toca Clock In
3. Verifica que se capture la ubicación GPS
4. Verifica que el registro aparezca en el Live Dashboard en tiempo real
5. Espera 2-3 minutos y toca Clock Out
6. Verifica que el registro de tiempo aparezca en Time Tracking → My Timesheets

Ejecutar un Registro de Prueba (Entrance App)¶

1. Párate frente a la tableta
2. Usa el método configurado (Face ID, PIN o RFID)
3. Verifica que el registro aparezca en el Live Dashboard
4. Regístr nuevamente para registrar salida (o deja que el registro automático de salida lo maneje)

Verificar Generación de Hojas de Tiempo¶

1. Después de un ciclo de registro de prueba, ve a Time Tracking → Timesheets
2. Deberías ver la entrada de prueba con:
3. Marcas de tiempo correctas
4. Datos de ubicación
5. Horas calculadas
6. Asignación de estación

Mejores Prácticas¶

Para Administradores¶

• Establece políticas claras — Documenta las expectativas de seguimiento de tiempo y compártelas con los empleados durante la incorporación
• Usa geocercas sabiamente — Comienza con el modo Standard (advertencia, no bloqueo) para evitar frustrar a los empleados
• Revisa alertas semanalmente — Verifica el panel de alertas para patrones (ej., el mismo empleado siempre registrando tarde)
• Capacita a los empleados en la aplicación móvil — Ejecuta una sesión de capacitación breve para nuevos empleados
• Audita entradas manuales — Revisa entradas manuales semanalmente para asegurar que tengan razones válidas

Solución de Problemas¶

El Empleado No Puede Registrar Entrada¶

1. Verifica que el GPS esté habilitado en el dispositivo
2. Verifica que el empleado esté dentro de la geofence (si el modo Strict está activado)
3. Prueba el modo offline — pide al empleado que active el modo avión y registre entrada
4. Verifica que la cuenta del empleado esté activa en el directorio de Empleados

La Entrance App No Reconoce la Cara¶

1. Verifica que el empleado tenga una foto de Face-ID subida en su perfil
2. Asegúrate de buena iluminación en la estación de entrada
3. Re-entrena el modelo facial subiendo una nueva foto
4. Usa el código PIN como método alternativo

Horas Incorrectas en la Hoja de Tiempo¶

1. Revisa las marcas de tiempo de entrada/salida
2. Verifica si el empleado olvidó registrar salida (el sistema registra salida automáticamente después de 14 horas)
3. Envía una solicitud de corrección a través de entrada manual
4. El gerente aprueba la corrección

¿Qué Sigue?¶

• Aprende a Ejecutar Carreras de Nómina y Generar Recibos de Pago
• Lee la Guía de la Aplicación Móvil del Empleado
• Revisa la documentación de referencia de Seguimiento de Tiempo

¿Necesitas Ayuda?¶

• Documentación: docs.4geeks.io/en/payroll
• Soporte: Disponible a través del panel de la consola
• Comenzar: console.4geeks.io/payroll

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