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Gestire i Documenti di Conformità con il Vault¶

Panoramica¶

Il Compliance Vault è il sistema di archiviazione documentale centralizzato e sicuro di 4Geeks Payroll per tutta la documentazione relativa all’impiego. Ti aiuta a rimanere conforme in oltre 50 paesi gestendo contratti, documenti d’identità, moduli fiscali e documenti di conformità locali — con promemoria automatizzati e tracce di audit complete.

In questo tutorial, imparerai a:

• Comprendere la struttura del Compliance Vault e i tipi di documenti
• Caricare e organizzare i documenti dei dipendenti
• Creare e gestire contratti di lavoro con firme digitali
• Impostare promemoria automatici di scadenza
• Configurare i permessi di accesso basati sui ruoli
• Eseguire report e audit di conformità
• Usare la lista di controllo per le nuove assunzioni

Prerequisiti¶

• Account 4Geeks Payroll con Employee Stream abilitato
• Dipendenti aggiunti al sistema
• Documenti dei dipendenti pronti per il caricamento (contratti, documenti d’identità, moduli fiscali)

Passo 1: Comprendere il Compliance Vault¶

Cosa Archivia¶

Il Compliance Vault organizza i documenti in queste categorie:

Come è Organizzato¶

Ogni dipendente ha il proprio archivio documentale all’interno del vault:

Compliance Vault
├── Employee: Ana García
│   ├── Employment Contract (signed)
│   ├── National ID (front & back)
│   └── W-4 Form
├── Employee: Carlos Ruiz
│   ├── Employment Contract (signed)
│   ├── Passport
│   ├── Work Permit
│   └── Background Check
└── Employee: Maria Torres
    ├── Contractor Agreement
    ├── W-8BEN
    └── Professional License

Caratteristiche Principali¶

• Cifratura Aziendale — AES-256 a riposo, TLS 1.3 in transito
• Controllo Versione — Ogni modifica del documento viene tracciata
• Tracce di Audit — Ogni visualizzazione, caricamento e modifica viene registrato
• Promemoria Automatici — Non perdere mai una scadenza di documento
• Accesso Basato sui Ruoli — Controllo granulare su chi vede cosa

Passo 2: Caricare e Organizzare i Documenti¶

Caricare un Singolo Documento¶

1. Vai a Payroll → Conformità → Compliance Vault
2. Cerca il dipendente o selezionalo dall’elenco
3. Clicca Carica Documento
4. Seleziona il Tipo di Documento dal menu a tendina:
5. Contratto di Lavoro
6. Carta d’Identità Nazionale / Passaporto
7. Modulo Fiscale
8. Permesso di Lavoro / Visto
9. Certificazione / Licenza
10. Verifica dei Precedenti
11. Altro
12. Scegli il file (formati supportati: PDF, JPG, PNG; max 10 MB)
13. Inserisci dettagli opzionali:
14. Nome Documento — Un’etichetta per facile identificazione (es. “Ana García - Contratto di Lavoro 2026”)
15. Data di Scadenza — Quando il documento scade (es. scadenza passaporto, scadenza visto)
16. Note — Qualsiasi informazione aggiuntiva
17. Clicca Carica

Il documento appare nell’elenco dei documenti del dipendente. Se imposti una data di scadenza, il sistema inizia automaticamente a monitorarla.

Caricare Più Documenti Contemporaneamente¶

1. Dal Compliance Vault, clicca Caricamento Bulk
2. Seleziona più file dal tuo computer
3. Per ogni file, assegna:
4. Dipendente (cerca per nome)
5. Tipo di documento
6. Data di scadenza (opzionale)
7. Clicca Carica Tutti

Caricare per Conto di un Dipendente¶

Se un dipendente ha inviato documenti tramite l’app mobile:

1. Vai a Conformità → Documenti in Attesa
2. Rivedi ogni documento inviato
3. Clicca Approva per accettare, o Rifiuta con un motivo
4. I documenti approvati vengono archiviati automaticamente nel vault del dipendente

Passo 3: Creare e Gestire i Contratti di Lavoro¶

Creare un Contratto Usando i Modelli¶

1. Vai a Payroll → Conformità → Contratti
2. Clicca Nuovo Contratto
3. Seleziona il dipendente
4. Scegli un Modello in base al paese:
5. I modelli predefiniti includono clausole standard per le leggi lavorative di ogni paese
6. I modelli includono le provisioni obbligatorie locali
7. Compila i dettagli del contratto:

1. Personalizza eventuali sezioni se necessario
2. Clicca Salva come Bozza o Invia per Firma

Inviare per Firma Digitale¶

1. Dalla vista dettaglio del contratto, clicca Invia per Firma
2. Il dipendente riceve un’email con un link sicuro
3. Il dipendente rivede e firma elettronicamente
4. Ricevi una notifica quando viene firmato
5. Il contratto firmato viene archiviato automaticamente nel Compliance Vault

Tracciare lo Stato del Contratto¶

Emendamenti al Contratto¶

Per modificare un contratto esistente:

1. Apri il contratto firmato
2. Clicca Crea Emendamento
3. Documenta cosa cambia (es. “Aumento del salario da $50.000 a $55.000”)
4. Invia per firma (entrambe le parti firmano)
5. L’emendamento viene allegato al contratto originale con la cronologia delle versioni

Rinnovo del Contratto¶

1. Apri il contratto in prossimità della sua data di fine
2. Clicca Rinnova
3. Aggiorna i termini se necessario (nuovo salario, nuova data di fine)
4. Invia per firma
5. Il rinnovo viene collegato al contratto originale nella cronologia delle versioni

Passo 4: Impostare i Promemoria Automatici¶

Configurare gli Avvisi di Scadenza¶

1. Vai a Impostazioni → Conformità → Promemoria
2. Clicca Aggiungi Regola di Promemoria
3. Configura:

1. Scegli chi riceve i promemoria:
2. Dipendente — Riceve notifica per rinnovare il documento
3. Manager — Riceve notifica se il dipendente non agisce

4. Amministrativo HR — Riceve notifiche di escalation

5. Clicca Salva

Comportamento dei Promemoria¶

Passo 5: Configurare l’Accesso Basato sui Ruoli¶

Livelli di Accesso¶

Impostare i Permessi¶

1. Vai a Impostazioni → Conformità → Controllo Accesso
2. Clicca Aggiungi Assegnazione Ruolo
3. Seleziona l’utente o il ruolo
4. Scegli il livello di permesso
5. Opzionalmente limita a categorie di documenti o paesi specifici

Concedere l’Accesso al Provider di Payroll¶

Per condividere documenti con il tuo provider di payroll locale:

1. Vai a Impostazioni → Conformità → Accesso Esterno
2. Clicca Aggiungi Provider
3. Inserisci:
4. Nome Provider — es. “ABC Payroll Costa Rica”
5. Email di Contatto — Email dell’utente autorizzato del provider
6. Ambito di Accesso | Solo documenti relativi al payroll
7. Scadenza | Imposta una data di fine per l’accesso
8. Clicca Invia Invito
9. Il provider riceve un accesso a livello limitato
10. Possono visualizzare solo i documenti pertinenti al payroll (non contratti o documenti d’identità)

Passo 6: Eseguire i Report di Conformità¶

Report di Scadenza Documenti¶

1. Vai a Conformità → Report → Scadenza Documenti
2. Visualizza:
3. Documenti in scadenza nei prossimi 30, 60 o 90 giorni
4. Filtra per paese, dipartimento o tipo di documento
5. Esporta in CSV o PDF
6. Usa questo report per le revisioni settimanali di conformità

Report Documenti Mancanti¶

1. Vai a Conformità → Report → Documenti Mancanti
2. Identifica:
3. Dipendenti privi dei documenti richiesti
4. Documenti non ancora caricati
5. Livello di rischio di conformità (alto/medio/basso)
6. Clicca Invia Promemoria per notificare automaticamente dipendenti e manager

Report Riepilogo Audit¶

1. Vai a Conformità → Report → Riepilogo Audit
2. Visualizza:
3. Tutta l’attività dei documenti in un intervallo di date
4. Chi ha visualizzato quali documenti e quando
5. Caricamenti, modifiche ed eliminazioni
6. Tentativi di accesso (inclusi quelli falliti)

Dashboard Conformità in Tempo Reale¶

La scheda principale Conformità mostra:

Passo 7: Usare la Lista di Controllo per l’Onboarding¶

Automatizza la raccolta documentale per le nuove assunzioni:

Come Funziona il Flusso di Lavoro Onboarding¶

1. HR crea un nuovo profilo dipendente (vedi Gestione Dipendenti)
2. Il sistema controlla il paese del dipendente e genera una lista di controllo documenti
3. Il dipendente riceve un’email con un link per caricare i documenti richiesti
4. Il dipendente carica i documenti tramite l’app mobile o il portale web
5. HR rivede e approva ogni documento
6. Una volta che tutti i documenti richiesti sono stati approvati, il dipendente viene contrassegnato come Conforme

Configurare le Liste di Controllo Onboarding¶

1. Vai a Impostazioni → Conformità → Liste di Controllo Onboarding
2. Per ogni paese, configura i documenti richiesti:

Esempio — Costa Rica: - [x] Contratto di Lavoro (firmato) - [x] Carta d’Identità Nazionale (cédula) - [x] Modulo Fiscale W-4 (equivalente locale) - [x] Dettagli Conto Bancario - [x] Modulo Contatto d’Emergenza

Esempio — Messico: - [x] Contratto di Lavoro (firmato) - [x] CURP (ID fiscale) - [x] RFC (registrazione fiscale) - [x] Registrazione IMSS - [x] Dettagli Conto Bancario - [x] Prova di Domicilio

1. Contrassegna i documenti come Richiesti o Opzionali
2. Clicca Salva

Bloccare il Payroll per Dipendenti Non Conformi (Opzionale)¶

1. Vai a Impostazioni → Conformità → Controllo Payroll
2. Attiva Blocca Elaborazione Payroll
3. Quando abilitato, i dipendenti contrassegnati come “Non Conformi” vengono esclusi dalle eruzioni payroll
4. Durante la creazione dell’eruzione payroll appare un avviso che elenca i dipendenti non conformi

Migliori Pratiche¶

Gestione Documenti¶

• Standardizza i nomi dei file — Usa un formato coerente: NomeDipendente_TipoDocumento_Data.pdf
• Imposta le date di scadenza — Impostale sempre durante il caricamento; i promemoria non funzioneranno senza di esse
• Sostituisci, non eliminare — Carica una nuova versione e contrassegna quella vecchia come sostituita (preserva la traccia di audit)
• Usa le categorie in modo coerente — Una corretta categorizzazione rende i filtri e i report accurati

Frequenza di Conformità¶

• Settimanalmente — Controlla la Dashboard Conformità per documenti scaduti/mancanti
• Mensilmente — Esegui il Report di Scadenza Documenti e invia promemoria
• Trimestralmente — Audit di conformità completo, rivedi tutta la documentazione dei dipendenti
• Annualmente — Riverifica tutti i documenti, aggiorna quelli scaduti

Sicurezza¶

• Rivedi i permessi di accesso trimestralmente — Assicurati che solo le persone giuste abbiano accesso
• Rimuovi l’accesso per i dipendenti terminati immediatamente — Fa parte dell’offboarding
• Audita l’accesso dei provider esterni — Verifica che i provider di payroll abbiano ancora bisogno di accesso
• Abilita 2FA per tutti gli account amministrativi — Livello di sicurezza aggiuntivo

Prossimi Passi¶

• Impara come Gestire Dipendenti, Bonus e Detrazioni
• Rivedi la documentazione di riferimento sulla Conformità Locale
• Scopri di più sul Tracciamento del Tempo e Presenze

Hai Bisogno di Aiuto?¶

• Documentazione: docs.4geeks.io/en/payroll
• Supporto: Disponibile tramite la dashboard della console
• Inizia: console.4geeks.io/payroll

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