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Pagamento di appaltatori globali con carte Visa brandizzate¶

Panoramica¶

Il Flusso di appaltatori in 4Geeks Payroll ti consente di pagare istantaneamente appaltatori globali con le carte Visa 4Geeks con marchio. Niente più bonifici bancari lenti, niente ricarichi EOR: solo finanziamenti istantanei con 1 clic con riscossione W-8BEN automatizzata e fatturazione conforme alle norme fiscali.

In questo tutorial potrai:

• Emettere carte Visa agli appaltatori
• Portafogli degli appaltatori di fondi
• Imposta pagamenti ricorrenti automatizzati
• Gestire la raccolta W-8BEN
• Monitorare la spesa degli appaltatori

Prerequisiti¶

• Conto buste paga 4Geeks con Contractor Stream abilitato
• Elenco degli appaltatori da inserire
• Logo aziendale (per il branding della carta)

Passaggio 1: invita un appaltatore¶

1. Vai a Appaltatori → Aggiungi appaltatore
2. Inserisci le informazioni del contraente:
3. Nome completo: come dovrebbe apparire sulla carta Visa
4. E-mail: per inviti e notifiche
5. Paese: determina il tipo di carta e le funzionalità disponibili
6. Tariffa contrattuale: tariffa oraria o mensile
7. Pianificazione dei pagamenti: settimanale, bisettimanale o mensile
8. Fai clic su “Invia invito”

Passaggio 2: inserimento del contraente¶

Il contraente riceve un invito via e-mail e deve:

1. Accetta l’invito e crea il proprio account
2. Completa la verifica KYC:
3. Carica un documento d’identità rilasciato dal governo
4. Fornire prova dell’indirizzo
5. Verifica completa dell’identità (selfie o video)
6. Compila il modulo W-8BEN (automatizzato, digitale)
7. Imposta il suo profilo e le sue preferenze

La verifica KYC richiede in genere 24-48 ore.

Passaggio 3: emissione della carta Visa¶

Una volta approvato il KYC:

1. Una carta Visa 4Geeks con marchio viene emessa automaticamente
2. La carta riporta il logo della tua azienda
3. Il contraente riceve:
4. Carta virtuale: disponibile immediatamente nell’app
5. Carta fisica: spedita al loro indirizzo (5-10 giorni lavorativi)
6. Dettagli della carta:
7. Numero della carta di 16 cifre
8. Data di scadenza
9. CVV
10. Disponibile per acquisti online e in negozio

Passaggio 4: finanzia la carta del contraente¶

Finanziamento una tantum¶

1. Vai a Appaltatori → Seleziona appaltatore → Carta fondi
2. Inserisci l’importo
3. Seleziona la fonte di finanziamento (conto bancario o saldo aziendale)
4. Conferma il trasferimento
5. I fondi sono disponibili immediatamente

Pagamenti ricorrenti automatizzati¶

1. Vai a Appaltatori → Seleziona appaltatore → Fondi automatici
2. Configura:
3. Importo: importo fisso o basato sulle ore lavorate
4. Frequenza: Settimanale, bisettimanale, mensile
5. Data di inizio: quando inizia il finanziamento automatico
6. Data di fine: Facoltativa, per contratti a tempo determinato
7. Abilita Finanziamento automatico
8. Il sistema finanzia automaticamente la carta nei tempi previsti

Finanziamenti basati sulle schede attività¶

1. Vai a Appaltatori → Seleziona appaltatore → Pagamenti scheda attività
2. Esaminare le schede attività inviate
3. Approvare gli orari
4. Il sistema calcola il pagamento in base alla tariffa contrattuale
5. Fai clic su “Ore di pagamento approvate”
6. I fondi vengono trasferiti istantaneamente

Passaggio 5: raccolta automatizzata di W-8BEN¶

Il sistema gestisce automaticamente la conformità W-8BEN:

• Raccolta iniziale: completata durante l’onboarding del contraente
• Promemoria di rinnovo: inviato 60 giorni prima della scadenza (W-8BEN valido per 3 anni)
• Tracciamento dello stato: la dashboard mostra lo stato di conformità per tutti gli appaltatori
• Archiviazione dei documenti: tutti i moduli archiviati in modo sicuro nel profilo del contraente

Cruscotto W-8BEN¶

Passaggio 6: monitorare l’attività dell’appaltatore¶

Dashboard dell’appaltatore¶

Monitoraggio delle transazioni¶

Visualizza tutte le transazioni con le carte dell’appaltatore:

Controlli sulla spesa¶

Imposta i limiti sulle carte dell’appaltatore:

Migliori pratiche¶

Efficienza nei pagamenti¶

• Utilizza il finanziamento automatico per contratti ricorrenti per eliminare il lavoro manuale
• Fondo basato su schede attività approvate per garantire pagamenti accurati
• Imposta scadenze dei pagamenti in linea con il tuo ciclo contabile
• Monitora i saldi delle carte per garantire che gli appaltatori dispongano sempre di fondi

Conformità¶

• Monitora le date di scadenza di W-8BEN in modo proattivo
• Mantieni aggiornati i documenti KYC: richiedi aggiornamenti alla scadenza degli ID
• Conservare i registri dei pagamenti per la rendicontazione fiscale
• Rivedi l’attività di spesa per individuare modelli insoliti

Esperienza da appaltatore¶

• Comunicare chiaramente i tempi di pagamento
• Fornire istruzioni per l’attivazione della carta quando le carte vengono emesse
• Imposta notifiche in modo che gli appaltatori sappiano quando vengono aggiunti fondi
• Offrire supporto per problemi relativi alla carta (carta smarrita, transazioni rifiutate)

Qual è il prossimo passo?¶

• Esplora la documentazione sui salari completa

Hai bisogno di aiuto?¶

• Documentazione: docs.4geeks.io/en/payroll
• Supporto: disponibile tramite il dashboard della console
• Inizia: console.4geeks.io/payroll

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