🤖 Spiega con IA

Gestione Dipendenti, Bonus e Detrazioni¶

Panoramica¶

L’Employee Stream in 4Geeks Payroll funge da Centro di Comando Centrale per la gestione dei dipendenti locali. Mantieni le tue entità locali e i provider di payroll — 4Geeks fornisce la tecnologia aziendale per tracciare ogni ora, ogni minuto di straordinario, bonus, detrazione e giorno di vacanza, quindi genera report dati ad alta fedeltà per il tuo team HR locale per eseguire i pagamenti.

In questo tutorial, imparerai a:

• Aggiungere dipendenti manualmente e configurare i loro profili
• Caricare foto Face-ID per la verifica biometrica
• Configurare categorie di lavoro per i report
• Configurare bonus per dipendente con tracciamento a rate
• Impostare detrazioni per dipendente con tracciamento automatico
• Importare dipendenti in blocco tramite CSV
• Inviare inviti affinché i dipendenti possano accedere all’app mobile

Prerequisiti¶

• Account 4Geeks Payroll con Employee Stream abilitato
• Dettagli dei dipendenti pronti (nome, email, ruolo, tipo di contratto, tariffa)
• Informazioni sull’entità aziendale e sulla stazione

Passo 1: Aggiungere un Dipendente Manualmente¶

Creare un Nuovo Profilo Dipendente¶

1. Accedi alla Console 4Geeks e naviga a Payroll → Employees
2. Clicca Add Employee
3. Compila la sezione Informazioni Personali:
4. Nome Completo — Nome legale come appare sui documenti ufficiali
5. Indirizzo Email — Email lavorativa per inviti all’account e notifiche
6. Numero di Telefono — Numero mobile per l’autenticazione basata sull’app
7. Data di Nascita — Richiesta per benefici e conformità
8. ID Nazionale / ID Fiscale — Numero di identificazione fiscale locale
9. Indirizzo — Indirizzo residenziale
10. Contatto d’Emergenza — Nome e numero di telefono
11. Clicca Next per procedere ai dettagli di impiego

Configurare i Dettagli di Impiego¶

1. Posizione Lavorativa — Nome della posizione (es. “Software Engineer”)
2. Categoria di Lavoro — Seleziona dall’elenco predefinito:
3. Management — Dirigenti, direttori, manager
4. Administrative — Personale d’ufficio, coordinatori, assistenti
5. Technical — Ingegneri, sviluppatori, specialisti
6. Operations — Lavoratori di campo, operatori, tecnici
7. Sales — Rappresentanti di vendita, account manager
8. Support — Servizio clienti, help desk
9. Custom — Definisci la tua categoria
10. Assegnazione Stazione — Seleziona le sedi di lavoro. I dipendenti possono essere assegnati a più stazioni se dividono il tempo tra diverse sedi
11. Tipo di Impiego — Tempo pieno, part-time o contratto a termine
12. Data di Assunzione — Primo giorno di lavoro
13. Tariffa Contrattuale — Tariffa oraria o salario mensile
14. Valuta di Pagamento — La valuta per l’elaborazione della busta paga
15. Metodo di Pagamento — Dettagli del bonifico bancario (se applicabile)

Clicca Save per creare il profilo dipendente.

Foto Face-ID¶

Per il check-in biometrico tramite l’App Entrance:

1. Apri il profilo dipendente
2. Clicca Manage Photos
3. Carica una foto frontale chiara o acquisiscine una usando una fotocamera
4. Elabora la foto per il riconoscimento facciale

Le foto Face-ID abilitano il check-in biometrico senza contatto alle stazioni Entrance App dell’ufficio e fungono da identificazione visuale nell’elenco dipendenti.

Passo 2: Configurare le Categorie di Lavoro¶

Le categorie di lavoro ti aiutano a organizzare i dipendenti per report e analisi.

Utilizzo delle Categorie Predefinite¶

Il sistema include sei categorie predefinite più quella personalizzata:

• Management — Dirigenti, direttori, manager
• Administrative — Personale d’ufficio, coordinatori, assistenti
• Technical — Ingegneri, sviluppatori, specialisti
• Operations — Lavoratori di campo, operatori, tecnici
• Sales — Rappresentanti di vendita, account manager
• Support — Servizio clienti, help desk

Creare Categorie Personalizzate¶

1. Vai a Settings → Job Categories
2. Clicca Add Category
3. Inserisci il nome della categoria (es. “Logistica”, “Ricerca”)
4. Clicca Save

Le categorie appaiono come filtri nella dashboard analitica e nei report di payroll.

Passo 3: Impostare i Bonus¶

I bonus aggiungono compensi sopra la retribuzione regolare. Ogni bonus può essere una tantum o ricorrente, con tracciamento opzionale a rate.

Tipi di Bonus¶

Aggiungere un Bonus¶

1. Apri il profilo dipendente
2. Clicca la scheda Bonuses
3. Clicca Add Bonus
4. Configura il bonus:
5. Tipo — Seleziona dai tipi predefiniti
6. Importo — Inserisci un importo fisso OPPURE una percentuale dello stipendio
7. Periodo — Una tantum o ricorrente (per periodo di pagamento)
8. Data di Inizio — Quando il bonus entra in vigore
9. Data di Fine — Opzionale: quando il bonus scade
10. Note — Descrizione interna o condizioni
11. Clicca Save

Tracciamento a Rate per Bonus Consistenti¶

Per bonus significativi pagati su più periodi di pagamento:

1. Quando aggiungi il bonus, attiva Pay in Installments
2. Imposta l’Importo Totale (es. $3.000)
3. Imposta il Numero di Rate (es. 3)
4. Il sistema calcola l’importo per periodo (es. $1.000/periodo)
5. Traccia il saldo residuo nella vista dettaglio bonus

Esempio: Configurazione Commissione Vendite¶

Un rappresentante di vendita guadagna il 5% di commissione sulle vendite chiuse:

1. Apri il profilo del rappresentante → Bonuses → Add Bonus
2. Tipo: Commissione
3. Importo: 5% (basato su percentuale)
4. Periodo: Ricorrente
5. Inizio: Primo giorno del trimestre corrente
6. Note: “5% del ricavato delle vendite chiuse, verificato dal direttore vendite”

Passo 4: Impostare le Detrazioni¶

Le detrazioni sottraggono importi dalla retribuzione dei dipendenti per benefici, attrezzature o servizi.

Tipi di Detrazione¶

Aggiungere una Detrazione¶

1. Apri il profilo dipendente
2. Clicca la scheda Deductions
3. Clicca Add Deduction
4. Configura la detrazione:
5. Tipo — Seleziona dai tipi predefiniti
6. Importo — Importo fisso per periodo di pagamento
7. Importo Totale — Se la detrazione ha un limite (es. $500 totali per attrezzatura)
8. Data di Inizio — Quando iniziano le detrazioni
9. Data di Fine — Quando terminano le detrazioni (o lascia vuoto se legato all’importo totale)
10. Note — Descrizione o riferimento
11. Clicca Save

Come Funzionano le Detrazioni a Rate¶

Quando imposti un Importo Totale:

• Ogni periodo di pagamento, l’importo fisso viene detratto dalla retribuzione del dipendente
• Il sistema traccia il saldo residuo
• Le detrazioni si fermano automaticamente quando viene raggiunto l’importo totale
• Visualizza lo storico delle detrazioni nel profilo dipendente

Esempio: Detrazione Attrezzatura¶

Un dipendente riceve un laptop da $2.000 con $200 detratti per periodo di pagamento:

1. Apri il profilo dipendente → Deductions → Add Deduction
2. Tipo: Attrezzatura
3. Importo: $200
4. Importo Totale: $2.000
5. Data di Inizio: Primo periodo di pagamento dopo l’emissione dell’attrezzatura
6. Note: “MacBook Pro — 10 rate da $200”

Passo 5: Importazione Bulk Dipendenti via CSV¶

Per aggiungere molti dipendenti contemporaneamente:

1. Naviga a Payroll → Employees
2. Clicca Import Employees
3. Scarica il CSV Template — contiene le colonne richieste
4. Compila il template con i dati dei dipendenti per ogni riga:

1. Salva il file CSV compilato
2. Clicca Choose File e seleziona il tuo CSV
3. Clicca Upload — il sistema valida i dati
4. Rivedi il Riepilogo Importazione che mostra:
5. Rigue totali elaborate
6. Importazioni riuscite
7. Errori (con numeri di riga e descrizioni)
8. Clicca Confirm Import per finalizzare

• Usa le intestazioni esatte delle colonne dal template
• Rimuovi eventuali righe vuote dal file
• Assicurati che i nomi delle stazioni corrispondano esattamente alle stazioni esistenti
• Le date devono essere nel formato YYYY-MM-DD

Passo 6: Inviare Inviti ai Dipendenti¶

Dopo aver aggiunto i dipendenti, invitali ad accedere all’app mobile e al portale:

1. Apri il profilo dipendente
2. Clicca Send Invitation
3. Il sistema invia un’email con link magico all’indirizzo del dipendente
4. Il dipendente clicca il link per impostare la password
5. Possono quindi scaricare l’app mobile e accedere

Invio Bulk:

1. Vai a Employees → seleziona più dipendenti usando le caselle di controllo
2. Clicca Send Invitation (azione bulk)
3. Tutti i dipendenti selezionati ricevono email di invito

Passo 7: Verificare la Configurazione dei Dipendenti¶

Lista di Controllo per Ogni Dipendente¶

• Le informazioni del profilo sono complete (nome, ID, contatto, indirizzo)
• Posizione lavorativa e categoria assegnate
• Assegnazione/i stazione/i configurata/e
• Tipo di contratto e tariffa impostati
• Valuta di pagamento selezionata
• Bonus aggiunti (se applicabile)
• Detrazioni configurate (se applicabile)
• Foto Face-ID caricata (se si utilizza il check-in biometrico)
• Invito inviato e accettato

Visualizzare l’Elenco Dipendenti¶

La scheda Employees mostra tutti i dipendenti attivi:

Migliori Pratiche¶

Gestione Dipendenti¶

• Usa le categorie di lavoro in modo coerente — Standardizza le categorie per report accurati
• Mantieni i profili aggiornati — Aggiorna i dettagli quando i dipendenti cambiano ruolo o sede
• Rivedi i bonus trimestralmente — Assicurati che i bonus di prestazione riflettano gli obiettivi attuali
• Limita le detrazioni per attrezzatura — Imposta sempre un importo totale per le detrazioni per attrezzatura affinché si fermino automaticamente

Precisione dei Dati¶

• Verifica gli ID all’inizio — Conferma le cifre dell’ID nazionale/fiscale per evitare errori di payroll
• Usa l’importazione CSV per le operazioni bulk — Riduce gli errori di inserimento manuale
• Rivedi i riepilogi di importazione — Controlla i registri degli errori dopo ogni importazione bulk
• Abbina i nomi delle stazioni esattamente — Corrispondenza sensibile alle maiuscole nelle importazioni CSV

Conformità¶

• Conserva i documenti di impiego — Carica contratti e ID nel Compliance Vault
• Verifica l’autorizzazione al lavoro — Assicurati che tutti i dipendenti abbiano documentazione valida
• Imposta i tipi di impiego corretti — La classificazione corretta influisce su tasse e benefici
• Documenta le condizioni dei bonus — Aggiungi note ai bonus per la traccia di audit

Prossimi Passi¶

• Impara come Impostare il Tracciamento del Tempo per il Tuo Team
• Impara come Eseguire le Eruzioni Payroll e Generare le Buste Paga
• Rivedi la documentazione di riferimento Employee Stream

Hai Bisogno di Aiuto?¶

• Documentazione: docs.4geeks.io/en/payroll
• Supporto: Disponibile tramite la dashboard della console
• Inizia: console.4geeks.io/payroll

Hai ancora domande? Richiedi supporto or explore tutoriali