🤖 Spiega con IA

App Mobile per Dipendenti: Una Guida Completa per il Tuo Team¶

Panoramica¶

L’app mobile 4Geeks Payroll mette la gestione della forza lavoro in tasca. Effettua clock-in e clock-out con validazione GPS, visualizza e scarica le buste paga, richiedi permessi e aggiorna le tue informazioni personali — tutto dal tuo telefono.

Questa guida è scritta per i dipendenti che usano l’app quotidianamente. Condividila con il tuo team durante l’onboarding.

In questo tutorial, imparerai a:

• Scaricare e installare l’app
• Accedere per la prima volta
• Effettuare clock-in e clock-out con GPS
• Visualizzare i tuoi record temporali e richiedere correzioni
• Richiedere permessi e tracciare il tuo saldo
• Visualizzare e scaricare le buste paga
• Aggiornare il tuo profilo e caricare documenti

Prerequisiti¶

• Uno smartphone (iPhone con iOS 14+ o Android 8+)
• Un account 4Geeks Payroll attivo (invito dal tuo datore di lavoro)
• Il tuo indirizzo email lavorativo
• Connessione internet (per la configurazione iniziale)

Passo 1: Scaricare e Installare l’App¶

iOS (iPhone/iPad)¶

1. Apri l’App Store
2. Tocca la scheda Cerca
3. Cerca “4Geeks Payroll”
4. Cerca l’app con il logo 4Geeks
5. Tocca Ottieni → Installa
6. L’app viene scaricata e installata automaticamente

Android (Telefono/Tablet)¶

1. Apri Google Play Store
2. Tocca la barra di Cerca
3. Cerca “4Geeks Payroll”
4. Cerca l’app con il logo 4Geeks
5. Tocca Installa
6. L’app viene scaricata e installata automaticamente

Browser Web (Nessuna Installazione)¶

Se preferisci non installare l’app:

1. Apri Chrome, Safari, Firefox o Edge
2. Visita app.4geeks.io/payroll
3. Aggiungi la pagina ai preferiti per un accesso rapido

Passo 2: Accesso alla Prima Volta¶

Accedi con Link Magico¶

1. Apri l’app 4Geeks Payroll
2. Inserisci il tuo indirizzo email lavorativo
3. Tocca Invia Link di Accesso
4. Controlla la tua casella di posta (e la cartella spam) per un’email da 4Geeks
5. Tocca il Link di Accesso Sicuro nell’email
6. L’app ti autentica automaticamente

Se il link non funziona: - Assicurati di toccarlo entro 15 minuti (i link scadono) - Richiedi un nuovo link dalla schermata di accesso - Controlla la cartella spam

Configurare l’Accesso Biometrico (Opzionale)¶

Una volta effettuato l’accesso, puoi abilitare un accesso più veloce:

1. Vai a Impostazioni → Sicurezza
2. Attiva Abilita Face ID (iPhone) o Abilita Impronta Digitale (Android)
3. Segui le indicazioni del tuo dispositivo per confermare
4. La prossima volta che apri l’app, puoi usare il tuo volto/impronta invece dell’email

Completa il Tuo Profilo¶

1. Dopo il primo accesso, potresti essere invitato a completare il tuo profilo
2. Rivedi le tue informazioni personali e aggiornale se necessario:
3. Numero di telefono
4. Contatto d’emergenza
5. Indirizzo
6. Tocca Salva

Passo 3: Effettuare Clock-In e Clock-Out con GPS¶

Clock-In¶

1. Apri l’app
2. Vedrai un grande pulsante Clock In nella schermata principale
3. Tocca Clock In
4. Se richiesto, Consenti l’Accesso alla Posizione — l’app ha bisogno del GPS per verificare la tua posizione
5. Attenta 2-3 secondi affinché il GPS acquisisca la tua posizione
6. Vedrai una conferma: “Clock In effettuato alle [ora]”

Clock-Out¶

1. Apri l’app
2. Il pulsante ora dice Clock Out
3. Tocca Clock Out
4. Il sistema acquisisce nuovamente la tua posizione
5. Vedrai una conferma: “Clock Out effettuato alle [ora]”

Cosa Succede dietro le Quinte¶

Quando effettui il clock-in: - L’app acquisisce le tue coordinate GPS (latitudine/longitudine) - Registra il timestamp - Se il geofencing è abilitato, verifica che ti trovi in una posizione approvata - La voce appare nella dashboard del tuo manager in tempo reale

Modalità Offline¶

Se ti trovi in un’area senza internet:

1. Apri l’app
2. Tocca Clock In (o Clock Out) — funziona senza connessione
3. L’app memorizza il timestamp localmente
4. Quando ripristini la connessione internet, il record si sincronizza automaticamente
5. Vedrai una notifica “Sincronizzato” una volta completato

Passo 4: Visualizzare i Tuoi Record Temporali¶

Vista Giornaliera¶

1. Tocca Tracciamento Tempo dal menu in basso
2. Seleziona Giornaliero in alto
3. Vedrai:
4. Ora di clock-in
5. Ora di clock-out
6. Ore totali lavorate
7. Durata della pausa (se hai effettuato clock-out per pranzo)
8. Mappa della posizione che mostra dove hai effettuato clock-in/clock-out

Vista Settimanale¶

1. Tocca Tracciamento Tempo → Settimanale
2. Vedi un riepilogo di ogni giorno di questa settimana:
3. Lunedì: 8,5 ore
4. Martedì: 8,0 ore
5. Mercoledì: 9,0 ore (1 ora di straordinario)
6. Totale: 25,5 ore

Vista Mensile¶

1. Tocca Tracciamento Tempo → Mensile
2. Riepilogo completo del mese:
3. Ore totali questo mese
4. Ore di straordinario
5. Giorni lavorati
6. Confronto con il mese precedente

Correggere un Inserimento Temporale (Richiedi Correzione)¶

Se hai dimenticato di effettuare il clock-in o hai commesso un errore:

1. Vai a Tracciamento Tempo → I Miei Timesheet
2. Trova il giorno con l’errore
3. Tocca la voce
4. Tocca Richiedi Correzione
5. Inserisci l’ora corretta:
6. Ora corretta di clock-in
7. Ora corretta di clock-out
8. Motivo della correzione (es. “Ho dimenticato di fare clock-in dopo pranzo”)
9. Tocca Invia
10. Il tuo manager riceve una notifica per approvare o negare

Passo 5: Richiedere Permessi¶

Inviare una Richiesta di Permesso¶

1. Tocca Permessi dal menu in basso
2. Tocca Nuova Richiesta
3. Seleziona il tipo di richiesta:

1. Seleziona:
2. Data di Inizio (tocca per aprire il calendario)
3. Data di Fine (tocca per aprire il calendario)
4. Mezza Giornata? Attiva se hai bisogno solo della mattina/pomeriggio libero
5. Aggiungi una Nota (opzionale ma utile):
6. “Matrimonio di famiglia, sarò assente da venerdì a lunedì”
7. “Appuntamento dal medico, torno dopo pranzo”
8. Tocca Invia Richiesta

Cosa Succede Dopo¶

Lo stato della tua richiesta si aggiorna come segue:

Riceverai una notifica push quando il tuo manager risponderà.

Controllare il Tuo Saldo Permessi¶

1. Tocca Permessi dal menu in basso
2. I tuoi saldi vengono visualizzati:
3. Giorni di Vacanza: 12 rimanenti
4. Giorni di Malattia: 5 rimanenti
5. Giorni Personali: 2 rimanenti
6. Utilizzati: 8 giorni presi quest’anno
7. In Attesa: 3 giorni in attesa di approvazione

Sincronizzare con il Tuo Calendario (Opzionale)¶

I permessi approvati possono apparire automaticamente sul tuo calendario personale:

1. Vai a Impostazioni → Sincronizzazione Calendario
2. Tocca Connetti Calendario
3. Scegli il tuo provider di calendario:
4. Google Calendar
5. Microsoft Outlook
6. Apple Calendar (iCloud)
7. Concedi il permesso
8. I permessi approvati ora appaiono come eventi sul tuo calendario

Passo 6: Visualizzare e Scaricare le Buste Paga¶

Visualizzare le Tue Buste Paga¶

1. Tocca Buste Paga dal menu in basso
2. Vedrai un elenco di tutte le tue buste paga:

1. Tocca qualsiasi busta paga per vedere il dettaglio completo

Leggere la Tua Busta Paga¶

Il dettaglio della busta paga mostra:

Guadagni: - Ore Regolari (80 ore × $25/ora) = $2.000,00 - Straordinario (5 ore × $37,50/ora) = $187,50 - Bonus — Prestazione = $500,00 - Guadagni Totali = $2.687,50

Detrazioni: - Imposta sul Reddito = -\(300,00 - Previdenza Sociale = -\)200,00 - Assicurazione Sanitaria = -\(80,00 - Detrazione Uniforme = -\)25,00 - Detrazioni Totali = -$605,00

Netto: - Netto = $2.082,50

Contributi del Datore di Lavoro (Informativi): - Previdenza Sociale (Datore di Lavoro) = $300,00 - Assicurazione Sanitaria (Datore di Lavoro) = $100,00 - Provisione Aguinaldo = $166,67

Scaricare una Busta Paga¶

1. Apri la busta paga
2. Tocca l’icona Scarica (freccia verso il basso)
3. Scegli il formato:
4. PDF — Ideale per stampare, inviare via email o salvare
5. Immagine — Vista rapida stile screenshot
6. Salva sul tuo dispositivo o nell’archivio cloud (iCloud, Google Drive, ecc.)

Abilitare le Notifiche sulle Buste Paga¶

Ricevi notifiche quando le nuove buste paga sono disponibili:

1. Vai a Impostazioni → Notifiche
2. Attiva Nuova Busta Paga Disponibile
3. Scegli i metodi di notifica:
4. Notifica Push — Avviso sul tuo telefono
5. Email — Notifica alla tua email

Passo 7: Gestire il Tuo Profilo e i Documenti¶

Aggiornare le Informazioni Personali¶

1. Tocca Profilo dal menu in basso
2. Tocca Modifica Profilo
3. Aggiorna i campi modificabili:
4. Numero di telefono
5. Email personale
6. Nome e telefono del contatto d’emergenza
7. Indirizzo
8. Tocca Salva

Campi di sola lettura (contatta HR per modificarli): - ID Dipendente - Data di assunzione - Dipartimento - Posizione - Manager

Caricare Documenti¶

Se HR richiede documenti:

1. Tocca Profilo → Documenti
2. Tocca Carica Documento
3. Seleziona il tipo di documento:
4. ID / Passaporto
5. Moduli Fiscali (W-4, moduli fiscali locali)
6. Dettagli Bancari (per il bonifico diretto)
7. Certificazioni
8. Altro
9. Scatta una foto o seleziona dalla tua galleria
10. Rivedi e tocca Invia

Stato del Documento:

Preferenze dell’App¶

1. Vai a Impostazioni → Preferenze
2. Personalizza:
3. Lingua — Scegli la tua lingua preferita
4. Notifiche — Attiva/disattiva tipi di notifica specifici
5. Orari di Silenzio — Silenzia le notifiche durante gli orari di non lavoro

Passo 8: Usare le Funzionalità del Manager (Se Gestisci un Team)¶

Se hai dipendenti diretti, vedrai opzioni aggiuntive:

Panoramica del Team¶

1. Tocca Team dal menu in basso
2. Vedi:
3. Chi sta lavorando oggi
4. Chi è in permesso
5. Richieste di approvazione in sospeso
6. Riepilogo presenze del team

Approvare le Richieste di Permesso¶

1. Tocca Approvazioni → Permessi
2. Rivedi le richieste in sospeso:
3. Nome del dipendente
4. Date richieste
5. Tipo di permesso
6. Impatto sulla copertura del team
7. Tocca Approva o Nega
8. Aggiungi un commento (opzionale)
9. Il dipendente riceve una notifica istantanea della tua decisione

Rivedere i Timesheet¶

1. Tocca Approvazioni → Timesheet
2. Visualizza le approvazioni dei timesheet in sospeso
3. Controlla le ore lavorate, gli straordinari e eventuali correzioni
4. Approva o Richiedi Modifiche

Risoluzione dei Problemi¶

Non Riesco ad Accedere¶

1. Controlla di inserire l’email lavorativa corretta
2. Richiedi un nuovo link magico (i link scadono dopo 15 minuti)
3. Controlla la cartella spam per l’email di accesso
4. Contatta il tuo team HR se il problema persiste

Non Riesco a Effettuare il Clock-In¶

1. GPS non funziona? — Assicurati che i servizi di posizione siano abilitati nelle impostazioni del tuo dispositivo
2. Fuori dal geofence? — Spostati in una posizione di lavoro approvata
3. Nessuna internet? — Effettua comunque il clock-in (modalità offline) — si sincronizzerà dopo
4. Account inattivo? — Contatta il tuo manager

La Busta Paga Non Appare¶

1. Scorri verso il basso sull’elenco delle buste paga per aggiornare
2. Controlla se il periodo di pagamento è terminato (le buste paga appaiono dopo l’esecuzione del payroll)
3. Contatta HR se sono passati più di qualche giorno dal giorno di paga

Le Notifiche Non Funzionano¶

1. Controlla i permessi delle notifiche nelle impostazioni del tuo telefono
2. Verifica che le notifiche siano abilitate nell’app (Impostazioni → Notifiche)
3. Controlla se la modalità “Non Disturbare” è attiva
4. Riavvia l’app

L’App Funziona Lentamente¶

1. Chiudi completamente l’app e riaprila
2. Controlla se ci sono aggiornamenti dell’app nell’App Store/Play Store
3. Riavvia il tuo telefono
4. Se è ancora lenta, disinstalla e reinstalla l’app

Migliori Pratiche¶

Abitudini Quotidiane¶

• Effettua il clock-in quando arrivi — Falla essere la prima cosa che fai
• Effettua il clock-out quando parti — Garantisce una retribuzione accurata
• Abilita il GPS prima di effettuare il clock-in — Attendi che appaia l’icona GPS
• Controlla i tuoi record temporali settimanalmente — Individua gli errori in anticipo

Permessi¶

• Richiedi con anticipo — Invia richieste di vacanza almeno 2 settimane prima
• Controlla il tuo saldo prima di richiedere — Assicurati di avere giorni disponibili
• Aggiungi note — Aiuta il tuo manager a comprendere il motivo della tua richiesta
• Sincronizza con il calendario — Non sovrapporre mai gli appuntamenti

Buste Paga¶

• Rivedi ogni busta paga — Controlla che ore e detrazioni corrispondano ai tuoi record
• Scarica e salva i PDF — Conserva i record per la dichiarazione dei redditi
• Abilita le notifiche — Saprai istantaneamente quando arrivano nuove buste paga

Prossimi Passi¶

• Impara come Impostare il Tracciamento del Tempo per il Tuo Team (per manager/amministratori)
• Scopri come Gestire i Documenti di Conformità con il Vault
• Rivedi la documentazione di riferimento dell’App Mobile

Hai Bisogno di Aiuto?¶

• Aiuto In-App: Impostazioni → Aiuto e Supporto
• Contatta HR: Invia un messaggio al tuo team HR direttamente dall’app
• Supporto Email: support@4geeks.io
• Documentazione: docs.4geeks.io/en/payroll

Hai ancora domande? Richiedi supporto or explore tutoriali