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Iniziare con il libro paga 4Geeks: impostazione e configurazione dell’account¶

Panoramica¶

4Geeks Payroll è il livello di gestione d’élite per le aziende globali. Fornisce la tecnologia aziendale per gestire i tuoi dipendenti locali e le ferrovie alimentate da Visa per pagare i tuoi appaltatori globali, senza ricarichi EOR, senza intermediari e con controllo totale.

In questo tutorial potrai:

• Crea il tuo account buste paga 4Geeks
• Configura le impostazioni della tua organizzazione
• Impostazione del flusso del contraente (pagamenti con carta Visa)
• Configurare il flusso dei dipendenti (livello di intelligence HR)
• Invita i primi membri della tua squadra

Prerequisiti¶

• Un account 4Geeks (console.4geeks.io)
• Elenco degli appaltatori e/o dipendenti da inserire
• Per gli appaltatori: informazioni di base (nome, email, paese)
• Per i dipendenti: dettagli dell’entità locale e informazioni sul fornitore locale di gestione stipendi

Passaggio 1: crea il tuo account¶

1. Vai su console.4geeks.io/payroll
2. Fai clic su “Inizia ora”
3. Inserisci i dettagli della tua organizzazione:
4. Nome dell’azienda
5. Paese di costituzione
6. E-mail e nome dell’amministratore
7. Verifica completa
8. Ti verranno addebitati $29/mese per lavoratore (appaltatore o dipendente)

Passaggio 2: configura la tua organizzazione¶

Profilo aziendale¶

1. Vai su Impostazioni → Organizzazione
2. Inserisci i dati della tua azienda:
3. Nome legale
4. Codice fiscale/EIN
5. Indirizzo registrato
6. Logo aziendale (per carte Visa brandizzate)

Fuso orario e localizzazione¶

1. Imposta il fuso orario principale
2. Configurare i formati di data e valuta
3. Imposta il mese di inizio dell’anno fiscale

Passaggio 3: imposta il flusso del contraente¶

Contractor Stream ti consente di pagare istantaneamente appaltatori globali con le carte Visa 4Geeks con marchio.

Aggiungi il tuo primo appaltatore¶

1. Vai a Appaltatori → Aggiungi appaltatore
2. Inserisci i dettagli del contraente:
3. Nome completo
4. Indirizzo e-mail
5. Paese di residenza
6. Tariffa contrattuale (oraria o mensile)
7. Fai clic su “Invita”

Emissione di carte Visa¶

1. Una volta che il contraente accetta l’invito e completa il KYC:
2. Una carta Visa 4Geeks con marchio viene emessa automaticamente
3. Il contraente può:
4. Effettuare acquisti online e in negozio
5. Prelevare dagli sportelli bancomat
6. Paga gli abbonamenti SaaS
7. Spendi localmente nella loro valuta

Carte appaltatore finanziatore¶

1. Vai a Appaltatori → Seleziona appaltatore → Carta fondi
2. Inserisci l’importo
3. Conferma il trasferimento
4. I fondi sono disponibili immediatamente

Raccolta automatizzata W-8BEN¶

• Il sistema raccoglie automaticamente i moduli W-8BEN dagli appaltatori
• La fatturazione conforme alle norme fiscali viene generata automaticamente
• Tutti i documenti sono archiviati nel profilo del contraente

Passaggio 4: imposta il flusso dei dipendenti¶

Il flusso dei dipendenti funge da centro di comando centrale che fornisce dati perfetti al tuo fornitore locale di gestione stipendi.

Aggiungi il tuo primo dipendente¶

1. Vai a Dipendenti → Aggiungi dipendente
2. Inserisci i dettagli del dipendente:
3. Nome completo
4. Indirizzo e-mail
5. Dipartimento
6. Posizione
7. Ente locale
8. Tipologia di impiego (a tempo pieno, part-time, a contratto)
9. Carica i documenti richiesti:
10. Contratto di lavoro
11. Copia della carta d’identità/passaporto
12. Documenti di conformità locale

Configura il monitoraggio del tempo¶

1. Vai su Impostazioni → Monitoraggio del tempo
2. Scegli il tuo metodo di monitoraggio:
3. App mobile: timbratura in entrata/uscita basata su GPS
4. App Ingresso: Check-in biometrico/PIN basato su tablet
5. Manuale: ore riportate autonomamente con l’approvazione del manager
6. Stabilire l’orario di lavoro e le regole sugli straordinari
7. Configurare le politiche relative a ferie e congedi

Rapporti di intelligence delle risorse umane¶

Alla fine di ogni ciclo retributivo:

1. Vai a Rapporti → Esportazione buste paga
2. Selezionare il periodo di pagamento
3. Il sistema genera un report ad alta fedeltà che include:
4. Totale ore lavorate -Ore straordinarie
5. Giorni di ferie presi
6. Richieste di congedo
7. Eventuali aggiustamenti
8. Esporta il report (CSV, PDF) e invialo al tuo fornitore locale di gestione stipendi

Passaggio 5: configura l’app mobile per i dipendenti¶

1. Vai su Impostazioni → App mobile
2. Configura le funzionalità dell’app:
3. Caricamento busta paga: consente alle risorse umane locali di caricare le buste paga
4. Richieste di permessi: consente ai dipendenti di richiedere e tenere traccia del PTO
5. Orologio GPS: attiva il check-in basato sulla posizione
6. Sincronizzazione del calendario: sincronizza i permessi approvati con il calendario di Google/Outlook
7. Condividi il collegamento per il download con i tuoi dipendenti

Passaggio 6: configurazione dell’app Building Entry (facoltativo)¶

Per i team in ufficio:

1. Vai su Impostazioni → App Ingresso
2. Registra un tablet:
3. Installa l’App Ingresso su qualsiasi tablet Android/iOS
4. Montalo all’ingresso del tuo ufficio
5. Collegalo al tuo account del libro paga 4Geeks
6. Configura il metodo di check-in:
7. Face ID: riconoscimento facciale biometrico
8. Codice PIN: codice personale di 4-6 cifre
9. Carta RFID: Carta di accesso fisico
10. Testare il flusso di check-in

Passaggio 7: invita il tuo team¶

Per gli appaltatori¶

• Ricevono un invito via email
• Completano la verifica KYC
• La loro carta Visa viene emessa e attivata
• Possono iniziare a ricevere i pagamenti immediatamente

Per i dipendenti¶

• Ricevono un invito via email
• Scaricano l’app mobile 4Geeks Payroll
• Impostano il loro profilo e le loro preferenze
• Possono iniziare a timbrare le entrate e a gestire i permessi

Panoramica del dashboard¶

Una volta impostata, la dashboard mostra:

Migliori pratiche¶

Gestione degli appaltatori¶

• Stabilisci programmi di pagamento chiari (settimanale, bisettimanale, mensile)
• Utilizza la funzione di finanziamento automatico per pagamenti ricorrenti
• Mantenere aggiornati i contratti e i moduli W-8BEN
• Monitorare la spesa con carta per verificarne la conformità

Gestione dei dipendenti¶

• Stabilire chiare politiche di monitoraggio del tempo
• Esaminare i report di HR Intelligence prima di inviarli al libro paga locale
• Mantenere aggiornati tutti i documenti di conformità
• Incoraggiare i dipendenti a utilizzare l’app mobile per il self-service

Sicurezza¶

• Abilita 2FA per tutti gli account amministratore
• Esaminare regolarmente le autorizzazioni di accesso
• Controllare l’archiviazione dei documenti per la conformità
• Imposta avvisi per attività insolite

Qual è il prossimo passo?¶

• Ulteriori informazioni su Pagare gli appaltatori globali con le carte Visa

Hai bisogno di aiuto?¶

• Documentazione: docs.4geeks.io/en/payroll
• Supporto: disponibile tramite il dashboard della console
• Inizia: console.4geeks.io/payroll

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