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Eseguire le Eruzioni Payroll e Generare le Buste Paga¶

Panoramica¶

Un’eruzione payroll è il processo principale che calcola la compensazione dei dipendenti per un dato periodo di pagamento. Il sistema raccoglie i dati dei timesheet, applica bonus e detrazioni, calcola le ritenute fiscali e genera le buste paga — tutto automaticamente.

In questo tutorial, imparerai a:

• Preparare i dati prima di eseguire il payroll
• Creare e configurare un’eruzione payroll
• Comprendere la scomposizione del calcolo (lordo, tasse, netto)
• Rivedere i risultati dell’eruzione e approfondire i dettagli dei dipendenti
• Generare e distribuire le buste paga
• Esportare i Report HR Intelligence per il tuo provider di payroll locale
• Invertire un’eruzione se sono necessarie correzioni

Prerequisiti¶

• Dipendenti aggiunti con tariffe e categorie di lavoro corrette (vedi Gestione Dipendenti)
• Tracciamento del tempo configurato e timesheet approvati (vedi Impostazione Tracciamento del Tempo)
• Conformità fiscale configurata per i tuoi paesi (vedi Configurazione Conformità Fiscale)
• Bonus e detrazioni configurati sui profili dei dipendenti
• Stazioni impostate con dipendenti assegnati

Passo 1: Lista di Controllo Pre-Eruzione¶

Prima di creare un’eruzione payroll, verifica quanto segue:

Verifica Timesheet¶

• Tutti i dipendenti hanno record di clock-in/out per il periodo di pagamento
• I timesheet sono stati inviati dai dipendenti
• I manager hanno approvato tutti i timesheet
• Gli inserimenti manuali (se presenti) sono stati approvati
• Le ore di straordinario sono state riviste e approvate

Per controllare: Vai a Payroll → Timesheet → filtra per periodo di pagamento. Cerca record con stato “In Atteso”. Approvali o risolvili prima di procedere.

Verifica Dati Dipendenti¶

• Tutti i dipendenti attivi hanno tariffe orarie/salari corretti
• I bonus sono configurati con importi e date di efficacia corretti
• Le detrazioni sono impostate con importi corretti
• Nessun dipendente terminato è ancora marcato come attivo

Per controllare: Vai a Payroll → Dipendenti e scansiona l’elenco. Clicca su qualsiasi dipendente i cui dati potrebbero essere cambiati in questo periodo.

Configurazione Fiscale¶

• La conformità fiscale è configurata per ogni paese in cui lavorano i dipendenti
• Le aliquote fiscali sono aggiornate (rivedi all’inizio di ogni anno fiscale)
• Le aliquote dei contributi del datore di lavoro sono impostate correttamente

Configurazione Stazioni¶

• Tutti i dipendenti attivi sono assegnati ad almeno una stazione
• Le stazioni non più attive sono archiviate

Passo 2: Creare un’Eruzione Payroll¶

Avviare una Nuova Eruzione¶

1. Naviga a Payroll → Eruzioni
2. Clicca Esegui Payroll
3. Il sistema apre la schermata di Configurazione dell’Eruzione

Configurare l’Eruzione¶

Periodo di Pagamento: 1. Seleziona la Data di Inizio — primo giorno del periodo di pagamento 2. Seleziona la Data di Fine — ultimo giorno del periodo di pagamento 3. Il sistema mostra il numero di giorni lavorativi in questo periodo

Filtro Stazione (Opzionale): - Tutte le Stazioni — Esegui il payroll per tutte le sedi contemporaneamente - Stazioni Specifiche — Seleziona una o più stazioni se esegui il payroll per sede

Usa il filtro stazione se la tua organizzazione elabora il payroll su programmi diversi per sede (es. settimanale per il magazzino, mensile per il personale d’ufficio).

Valuta: - Seleziona la Valuta di Pagamento per questa eruzione - Il sistema applica i tassi di cambio per i dipendenti con valute di salario diverse

Rivedere il Riepilogo dell’Eruzione¶

Prima dell’esecuzione, il sistema mostra un’anteprima:

Rivedi questi numeri rispetto alle tue aspettative. Se qualcosa non sembra corretto, clicca Annulla ed esamina prima di procedere.

Eseguire o Salvare come Bozza¶

Hai due opzioni:

• Salva come Bozza — Salva l’eruzione senza elaborarla. Puoi tornare in seguito per rivederla ed eseguirla. Usa questa opzione se vuoi verificare i numeri con il tuo team.
• Esegui Eruzione — Elabora l’eruzione immediatamente. I calcoli iniziano e le buste paga vengono generate.

Passo 3: Comprendere la Scomposizione del Calcolo¶

Una volta eseguita un’eruzione, il sistema calcola la retribuzione di ogni dipendente utilizzando la seguente formula:

La Formula del Payroll¶

Gross Pay = (Regular Hours × Hourly Rate) + (Overtime Hours × Overtime Rate)

Net Pay = Gross Pay + Bonuses - Deductions - Tax Withholdings

Total Employer Cost = Net Pay + Employer Contributions

Dettagli dei Componenti¶

1. Lordo¶

• Ore Regolari — Basate sui dati del timesheet approvato per il periodo
• Ore di Straordinario — Calcolate utilizzando le tue regole sugli straordinari e i moltiplicatori configurati
• Tariffa Oraria — Dal profilo del dipendente (o derivata dal salario)

2. Bonus¶

Aggiunti al lordo prima dei calcoli fiscali:

Se un bonus è impostato come percentuale, il sistema lo calcola sulla retribuzione base del dipendente per il periodo.

3. Detrazioni¶

Sottratte dal lordo dopo i bonus:

Le detrazioni a rate vengono tracciate automaticamente — il sistema smette di detrarre una volta raggiunto l’importo totale.

4. Ritenute Fiscali¶

Calcolate in base alla configurazione fiscale del paese del dipendente:

• Imposta sul Reddito — Applicati scaglioni progressivi
• Previdenza Sociale — Percentuale della quota del dipendente
• Assicurazione Sanitaria — Contributo obbligatorio
• Pensione — Contributo al fondo pensionistico
• Altre Ritenute Obbligatorie — Ritenute specifiche del paese

Consulta Configurazione Conformità Fiscale per una guida dettagliata.

5. Contributi del Datore di Lavoro¶

Calcolati separatamente e mostrati come informativi sulle buste paga (non detratti dalla retribuzione del dipendente):

• Previdenza Sociale (quota del datore di lavoro)
• Assicurazione Sanitaria (contributo del datore di lavoro)
• Pensione (contributo del datore di lavoro)
• Provisione Aguinaldo (accantonamento bonus di Natale)
• Provisione Vacanze (liabilità maturata per le vacanze)

Passo 4: Monitorare lo Stato dell’Eruzione¶

Stati dell’Eruzione¶

Cosa Fare se un’Eruzione Fallisce¶

1. Apri l’eruzione fallita
2. Rivedi la sezione Dettagli Errore
3. Problemi comuni:
4. Configurazione fiscale mancante per il paese di un dipendente
5. Tariffa oraria non valida su un profilo dipendente
6. Dati del timesheet mancanti per un periodo richiesto
7. Tasso di cambio valuta non disponibile
8. Risolvi il problema sottostante
9. Crea una nuova eruzione

Passo 5: Rivedere i Risultati dell’Eruzione¶

Vista Riepilogo dell’Eruzione¶

1. Clicca sull’eruzione completata nell’elenco Eruzioni
2. Il riepilogo mostra:

1. Rivedi per ragionevolezza — i totali corrispondono alle aspettative?

Approfondire i Singoli Dipendenti¶

1. Clicca Visualizza Dettagli accanto al nome di un dipendente
2. Vedi la scomposizione per dipendente:

1. Verifica che i calcoli individuali corrispondano alle tue aspettative

Esportare il Riepilogo dell’Eruzione¶

1. Dalla vista dettaglio dell’eruzione, clicca Esporta Riepilogo
2. Scegli il formato:
3. PDF — Report formattato adatto alla revisione dirigenziale
4. CSV — Dati grezzi per l’analisi in foglio di calcolo
5. Il file viene scaricato con tutti i dati dell’eruzione

Passo 6: Generare e Distribuire le Buste Paga¶

Le buste paga vengono generate automaticamente quando l’eruzione viene completata. Ecco come gestirle:

Visualizzare Tutte le Buste Paga¶

1. Vai a Payroll → Buste Paga
2. Tutte le buste paga dall’eruzione completata appaiono nell’elenco

Esportare una Singola Busta Paga (PDF)¶

1. Clicca su qualsiasi busta paga per aprire la vista dettaglio
2. Clicca Esporta PDF
3. Il PDF formattato viene scaricato con:
4. Logo e dettagli dell’azienda
5. Nome e ID del dipendente
6. Guadagni, detrazioni e tasse dettagliati
7. Contributi del datore di lavoro (informativi)
8. Riepilogo del netto

Esportazione Bulk delle Buste Paga (PDF)¶

1. Dalla scheda Buste Paga, seleziona più buste paga usando le caselle di controllo
2. Clicca Esporta PDF (azione bulk)
3. Tutte le buste paga selezionate vengono scaricate come PDF individuali in un file ZIP
4. Ogni file è denominato: BustaPaga_NomeDipendente_Periodo.pdf

Esportare le Buste Paga come CSV¶

Per l’analisi contabile o del provider di payroll:

1. Dalla scheda Buste Paga, clicca Esporta CSV
2. Scegli l’ambito:
3. Tutte le Buste Paga — Tutto nel sistema
4. Periodo Corrente — Solo l’ultimo periodo
5. Stazione Specifica — Filtra per sede
6. Il CSV viene scaricato con tutti i dati delle buste paga in formato foglio di calcolo

Accesso dei Dipendenti alle Buste Paga¶

I dipendenti possono visualizzare le proprie buste paga tramite: - App Mobile → Scheda Buste Paga — disponibili immediatamente dopo la generazione - Portale Dipendenti — accesso web su app.4geeks.io - Notifica Email — opzionale; abilita in Impostazioni → Notifiche

Passo 7: Generare i Report HR Intelligence per i Provider di Payroll Locali¶

L’Employee Stream è progettato per fornire dati perfetti al tuo provider di payroll locale. Il Report HR Intelligence è l’output chiave.

1. Vai a Payroll → Report → Esportazione Payroll
2. Seleziona il Periodo di Pagamento che corrisponde alla tua eruzione completata
3. Clicca Genera Report
4. Il report include:

1. Clicca Esporta e scegli:
2. CSV — Per il sistema del tuo provider di payroll locale

3. PDF — Per i tuoi archivi e approvazioni

4. Invia il report esportato al tuo provider di payroll locale affinché possa eseguire i pagamenti effettivi

Passo 8: Invertire un’Eruzione Payroll (Se Necessario)¶

Se scopri un errore dopo il completamento dell’eruzione:

1. Apri l’eruzione dall’elenco Eruzioni
2. Clicca Inverti
3. Conferma l’inversione

Cosa succede: - Tutte le buste paga da questa eruzione vengono annullate - Lo stato dell’eruzione cambia in “Invertita” - Le buste paga dei dipendenti mostrano lo stato “Annullata” - Puoi creare una nuova eruzione corretta

Passo 9: Migliori Pratiche Post-Eruzione¶

Azioni Immediate¶

• Rivedi il riepilogo dell’eruzione per anomalie
• Esporta e archivia il riepilogo dell’eruzione (PDF)
• Notifica ai dipendenti che le nuove buste paga sono disponibili
• Invia il Report HR Intelligence al provider di payroll locale
• Se usi il finanziamento automatico per i contractor, verifica i trasferimenti di fondi

Revisioni Regolari¶

• Mensile — Controlla le analisi per le tendenze dei costi (vedi Guida alle Analisi)
• Trimestrale — Rivedi le configurazioni di bonus e detrazioni
• Annuale — Verifica le aliquote fiscali e aggiorna i profili dei dipendenti

Prossimi Passi¶

• Impara come Usare le Analisi per Monitorare i Costi del Payroll
• Impara come Impostare la Conformità Fiscale per il Payroll Multi-Paese
• Rivedi la documentazione di riferimento sulle Eruzioni Payroll

Hai Bisogno di Aiuto?¶

• Documentazione: docs.4geeks.io/en/payroll
• Supporto: Disponibile tramite la dashboard della console
• Inizia: console.4geeks.io/payroll

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