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Impostare il Tracciamento del Tempo per il Tuo Team¶

Panoramica¶

4Geeks Payroll fornisce tre metodi di tracciamento del tempo che lavorano insieme per darti visibilità in tempo reale sulla tua forza lavoro — indipendentemente da dove stiano lavorando.

In questo tutorial, imparerai a:

• Scegliere i metodi di tracciamento del tempo più adatti al tuo team
• Configurare il clock-in mobile validato GPS con geofencing
• Impostare l’Entrance App per il check-in biometrico in ufficio
• Configurare l’inserimento manuale del tempo con approvazione del manager
• Definire orari di lavoro, turni e regole sugli straordinari
• Impostare flussi di lavoro di approvazione e avvisi automatizzati

Prerequisiti¶

• Account 4Geeks Payroll con Employee Stream abilitato
• Dipendenti aggiunti al sistema (vedi Gestione Dipendenti)
• Stazioni configurate per ogni sede di lavoro (vedi documentazione Stazioni)
• Per Entrance App: Un tablet Android o iOS

Passo 1: Scegliere i Metodi di Tracciamento del Tempo¶

Confronto dei Metodi¶

Raccomandazione: Usa il clock-in mobile GPS come metodo principale e integralo con l’Entrance App per le sedi in ufficio. Riserva l’inserimento manuale solo per correzioni e eccezioni.

Abilitare i Metodi¶

1. Vai a Payroll → Settings → Time Tracking
2. Attiva ogni metodo che vuoi abilitare:
3. Mobile GPS Clock-In — Attivo per impostazione predefinita
4. Entrance App — Attiva se usi stazioni di check-in in ufficio
5. Manual Entry — Raccomandato abilitare solo per correzioni
6. Clicca Save Changes

Passo 2: Configurare il Clock-In Mobile GPS¶

Il clock-in mobile permette ai dipendenti di usare i loro cellulari per effettuare clock-in e clock-out con verifica della posizione.

Definire le Zone di Lavoro Approvate (Geofencing)¶

Il geofencing garantisce che i dipendenti possano effettuare clock-in solo da sedi approvate:

1. Vai a Settings → Time Tracking → Geofences
2. Clicca Add Geofence
3. Configura la zona:
4. Nome — es. “Ufficio Centro”, “Sede Cliente A”
5. Indirizzo — Inserisci l’indirizzo fisico
6. Raggio — Imposta il raggio consentito (es. 100 metri)
7. Collegamento Stazione — Associa questo geofence a una stazione
8. Clicca Save

Puoi creare più geofences. Ad esempio, un tecnico di campo potrebbe avere accesso al clock-in dall’ufficio, dal magazzino e da più sedi clienti.

Configurare le Impostazioni di Verifica della Posizione¶

1. Vai a Settings → Time Tracking → Location
2. Imposta il livello di verifica:
3. Relaxed — Registra la posizione ma non blocca il clock-in
4. Standard — Avvisa se fuori dal geofence ma consente il clock-in

5. Strict — Blocca il clock-in se fuori dalle zone designate

6. Attiva Photo Verification (opzionale):

7. Richiede ai dipendenti di scattare uno selfie durante il clock-in
8. Le foto vengono memorizzate con il record temporale per l’audit

Modalità Offline¶

Il clock-in mobile funziona senza internet:

1. Vai a Settings → Time Tracking → Offline Mode
2. Attiva Enable Offline Clock-In
3. Imposta la Durata Massima Offline (impostazione predefinita: 24 ore)
4. I dipendenti possono effettuare clock-in/out offline entro questa finestra
5. I record si sincronizzano automaticamente quando viene ripristinata la connessione

Passo 3: Impostare l’Entrance App (Check-In Tablet)¶

Trasforma qualsiasi tablet in una stazione di check-in professionale all’ingresso del tuo ufficio.

Installare l’Entrance App¶

1. Sul tuo tablet, apri l’App Store (iOS) o Google Play Store (Android)
2. Cerca “4Geeks Entrance”
3. Scarica e installa l’app
4. Apri l’app — vedrai un codice di abbinamento

Collegare il Tablet al Tuo Account¶

1. Vai a Payroll → Settings → Entrance App
2. Clicca Register Device
3. Inserisci un nome del dispositivo (es. “Tablet Reception - San Jose”)
4. Seleziona la Stazione a cui è associato questo tablet
5. Il sistema genera un codice QR di abbinamento
6. Nell’Entrance App sul tablet, tocca Pair Device
7. Scansiona il codice QR mostrato nel browser
8. Il tablet è ora collegato

Configurare il Metodo di Check-In¶

Scegli come i dipendenti verificano la loro identità all’ingresso:

1. Vai a Settings → Entrance App → Seleziona il tuo dispositivo
2. Scegli il metodo di check-in:

1. Puoi abilitare più metodi e lasciare che i dipendenti scelgano

Testare il Flusso di Check-In¶

1. Stai davanti al tablet
2. Se usi Face ID: Guarda la fotocamera — il sistema ti riconosce e registra il check-in
3. Se usi PIN: Inserisci il tuo codice personale sullo schermo
4. Verifica che il check-in appaia in Payroll → Time Tracking → Live Dashboard

Modalità Fissa all’Hardware (Opzionale)¶

Previeni manomissioni bloccando il tablet all’Entrance App:

1. Su iOS: Usa Accesso Guidato (Impostazioni → Accessibilità → Accesso Guidato)
2. Su Android: Usa Fissaggio Schermo (Impostazioni → Sicurezza → Fissaggio Schermo)

Passo 4: Configurare l’Inserimento Manuale del Tempo¶

L’inserimento manuale deve essere riservato alle eccezioni, non all’uso quotidiano.

1. Vai a Settings → Time Tracking → Manual Entry
2. Attiva Allow Manual Entry
3. Configura le restrizioni:
4. Numero Massimo Inserimenti per Settimana — Limita quanti inserimenti manuali un dipendente può inviare
5. Richiedi Motivo — I dipendenti devono spiegare perché non hanno potuto effettuare il clock-in normalmente
6. Approvazione Manager Necessaria — Sempre attiva per gli inserimenti manuali
7. Clicca Save

Quando Usare l’Inserimento Manuale¶

• Il dipendente ha dimenticato di effettuare il clock-in
• La batteria del telefono si è scaricata durante l’orario di lavoro
• Il GPS non era disponibile sul posto di lavoro
• Correzione retroattiva di un errore di clock-in

Passo 5: Definire gli Orari di Lavoro¶

Impostare Orari Standard¶

1. Vai a Settings → Time Tracking → Working Hours
2. Clicca Add Schedule
3. Configura:

Orario Fisso (stessi orari ogni giorno): - Lunedì–Venerdì: 9:00 – 17:00 - Pausa pranzo: 12:00 – 13:00 (non retribuita) - Tolleranza ritardo: 5 minuti

Orario Flessibile (orari core con inizio/fine flessibili): - Orari core: 10:00 – 15:00 (tutti devono essere presenti) - Finestra flessibile: inizio 7:00 – 10:00, fine 15:00 – 19:00

Turni (molteplici pattern di turni): - Turno mattutino: 6:00 – 14:00 - Turno pomeridiano: 14:00 – 22:00 - Turno notturno: 22:00 – 6:00 (con indennità notturna)

1. Assegna l’orario a dipendenti o stazioni specifiche
2. Clicca Save

Configurare le Politiche di Pausa¶

1. Nelle impostazioni dell’orario, clicca Break Rules
2. Configura:
3. Pause Retribuite — Pause brevi (15 min) incluse nel tempo di lavoro, non serve il clock-out
4. Pause Non Retribuite — Pause pranzo che richiedono il clock-out
5. Durata Minima della Pausa — es. 30 minuti per il pranzo
6. Durata Massima della Pausa — es. 1 ora per il pranzo
7. Clicca Save

Passo 6: Configurare le Regole sugli Straordinari¶

Gli straordinari vengono calcolati automaticamente in base alle regole che definisci.

Creare Regole sugli Straordinari¶

1. Vai a Settings → Time Tracking → Overtime
2. Clicca Add Overtime Rule
3. Configura:

Tipi di Regole Base:

Per ogni regola, specifica: - Attivazione — Numero di ore prima che si applichino gli straordinari (es. 8 ore/giorno) - Moltiplicatore — Tariffa retributiva per gli straordinari (es. 1,5 per la mezza giornata extra) - Limite — Ore massime di straordinario per giorno/settimana (opzionale) - Approvazione Necessaria — Se gli straordinari devono essere pre-approvati

Esempio: Straordinario Standard Costa Rica - Straordinario giornaliero: Dopo 8 ore, 1,5x per le prime 4 ore, 2x oltre - Straordinario settimanale: Dopo 48 ore - Lavoro domenicale: Premium del 1,5x

1. Assegna le regole a gruppi di dipendenti o stazioni
2. Clicca Save

Flusso di Lavoro Approvazione Straordinari¶

1. Vai a Settings → Time Tracking → Approvals
2. Configura l’approvazione degli straordinari:
3. Pre-Approvazione Necessaria — I dipendenti devono richiedere gli straordinari prima di lavorarli
4. Approvazione Manager — Il manager diretto deve approvare
5. Soglia di Auto-Approvazione — Fino a X ore auto-approvate, oltre richiede approvazione

Passo 7: Impostare i Flussi di Lavoro di Approvazione¶

Catena di Approvazione del Timesheet¶

1. Vai a Settings → Time Tracking → Approval Workflow
2. Configura i livelli di approvazione:

Livello 1 — Manager Diretto: - Rivede e approva i timesheet - Può richiedere correzioni

Livello 2 — Responsabile Dipartimento (Opzionale): - Rivede i timesheet approvati prima della busta paga - Può segnalare problemi

1. Imposta le Regole di Escalation:
2. Se il manager non approva entro 48 ore, escala al responsabile dipartimento

3. Se ancora nessuna azione dopo 72 ore, notifica l’amministrativo HR

4. Clicca Save

Notifiche di Approvazione¶

1. Vai a Settings → Notifications → Time Tracking
2. Seleziona quali eventi attivano le notifiche:

Passo 8: Impostare Avvisi e Notifiche¶

Configura avvisi automatizzati per monitorare la presenza:

1. Vai a Settings → Time Tracking → Alerts
2. Abilita avvisi per:

1. Imposta il canale di notifica:
2. Notifica In-App — Avviso nella dashboard della console
3. Email — Invia all’indirizzo email configurato

4. Notifica Push — All’app mobile del manager (se abilitata)

5. Clicca Save

Passo 9: Testare la Configurazione¶

Eseguire un Test di Clock-In (Mobile)¶

1. Apri l’app mobile 4Geeks Payroll sul tuo telefono
2. Tocca Clock In
3. Verifica che la posizione GPS venga acquisita
4. Controlla che il clock-in appaia nella Live Dashboard in tempo reale
5. Aspetta 2-3 minuti e tocca Clock Out
6. Verifica che il record temporale appaia in Time Tracking → My Timesheets

Eseguire un Test di Check-In (Entrance App)¶

1. Stai davanti al tablet
2. Usa il metodo configurato (Face ID, PIN o RFID)
3. Verifica che il check-in appaia nella Live Dashboard
4. Effettua di nuovo il check-in per fare clock-out (o lascia che il clock-out automatico lo gestisca)

Verificare la Generazione del Timesheet¶

1. Dopo un ciclo di test di clock-in/out, vai a Time Tracking → Timesheets
2. Dovresti vedere la voce di test con:
3. Timestamp corretti
4. Dati di posizione
5. Ore calcolate
6. Assegnazione stazione

Migliori Pratiche¶

Per gli Amministratori¶

• Imposta chiare politiche — Documenta le aspettative sul tracciamento del tempo e condividile con i dipendenti durante l’onboarding
• Usa il geofencing con saggezza — Inizia con la modalità Standard (avviso, non blocco) per evitare di frustrare i dipendenti
• Rivedi gli avvisi settimanalmente — Controlla la dashboard degli avvisi per individuare pattern (es. stesso dipendente sempre in ritardo)
• Forma i dipendenti sull’app mobile — Esegui una breve sessione di formazione per le nuove assunzioni
• Audita gli inserimenti manuali — Rivedi gli inserimenti manuali settimanalmente per assicurarti che abbiano motivi validi

Risoluzione dei Problemi¶

Il Dipendente Non Riesce a Effettuare il Clock-In¶

1. Verifica che il GPS sia abilitato sul dispositivo
2. Controlla che il dipendente sia all’interno del geofence (se la modalità Strict è attiva)
3. Prova la modalità offline — chiedi al dipendente di attivare la modalità aereo e di effettuare il clock-in
4. Verifica che l’account del dipendente sia attivo nell’elenco dipendenti

L’Entrance App Non Riconosce il Volto¶

1. Verifica che il dipendente abbia una foto Face-ID caricata nel suo profilo
2. Assicurati che ci sia una buona illuminazione alla stazione d’ingresso
3. Riaddestra il modello del volto caricando una nuova foto
4. Usa il codice PIN come metodo alternativo

Ore Errate sul Timesheet¶

1. Rivedi i timestamp di clock-in/out
2. Verifica se il dipendente ha dimenticato di fare clock-out (il sistema fa clock-out automatico dopo 14 ore)
3. Invia una richiesta di correzione tramite l’inserimento manuale
4. Il manager approva la correzione

Prossimi Passi¶

• Impara come Eseguire le Eruzioni Payroll e Generare le Buste Paga
• Leggi la Guida all’App Mobile per Dipendenti
• Rivedi la documentazione di riferimento sul Tracciamento del Tempo

Hai Bisogno di Aiuto?¶

• Documentazione: docs.4geeks.io/en/payroll
• Supporto: Disponibile tramite la dashboard della console
• Inizia: console.4geeks.io/payroll

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