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Gerenciando Documentos de Conformidade com o Vault¶

Visao Geral¶

O Compliance Vault e o sistema centralizado e seguro de armazenamento de documentos do 4Geeks Payroll para toda documentacao relacionada a emprego. Ele ajuda voce a manter conformidade em mais de 50 paises, gerenciando contratos, IDs, formularios fiscais e documentos de conformidade locais — com lembretes automatizados e trilhas de auditoria completas.

Neste tutorial, voce ira:

• Compreender a estrutura do Compliance Vault e tipos de documentos
• Carregar e organizar documentos de funcionarios
• Criar e gerenciar contratos de trabalho com assinaturas digitais
• Configurar lembretes automaticos de expiracao
• Configurar permissoes de acesso baseadas em funcoes
• Executar relatorios e auditorias de conformidade
• Usar a lista de verificacao de onboarding para novas contratacoes

Pre-requisitos¶

• Conta 4Geeks Payroll com Employee Stream habilitada
• Funcionarios adicionados ao sistema
• Documentos de funcionarios prontos para upload (contratos, IDs, formularios fiscais)

Passo 1: Compreendendo o Compliance Vault¶

O Que Ele Armazena¶

O Compliance Vault organiza documentos nestas categorias:

Como E Organizado¶

Cada funcionario tem seu proprio repositorio de documentos dentro do vault:

Compliance Vault
├── Funcionario: Ana Garcia
│   ├── Contrato de Trabalho (assinado)
│   ├── ID Nacional (frente e verso)
│   └── Formulario W-4
├── Funcionario: Carlos Ruiz
│   ├── Contrato de Trabalho (assinado)
│   ├── Passaporte
│   ├── Permissao de Trabalho
│   └── Verificacao de Antecedentes
└── Funcionario: Maria Torres
    ├── Acordo de Contratado
    ├── W-8BEN
    └── Licenca Profissional

Funcionalidades Principais¶

• Criptografia Empresarial — AES-256 em repouso, TLS 1.3 em transito
• Controle de Versao — Cada alteracao de documento e rastreada
• Trilhas de Auditoria — Cada visualizacao, upload e edicao e registrada
• Lembretes Automatizados — Nunca perca uma expiracao de documento
• Acesso Baseado em Funcoes — Controle granular sobre quem ve o que

Passo 2: Carregar e Organizar Documentos¶

Carregar um Unico Documento¶

1. Va em Payroll > Compliance > Compliance Vault
2. Pesquise o funcionario ou selecione-o na lista
3. Clique em Upload Document
4. Selecione o Tipo de Documento no menu suspenso:
5. Contrato de Trabalho
6. ID Nacional / Passaporte
7. Formulario Fiscal
8. Permissao de Trabalho / Visto
9. Certificacao / Licenca
10. Verificacao de Antecedentes
11. Outros
12. Escolha o arquivo (formatos suportados: PDF, JPG, PNG; maximo 10 MB)
13. Insira detalhes opcionais:
14. Document Name — Um rotulo para facil identificacao (ex.: “Ana Garcia - Contrato de Trabalho 2026”)
15. Expiration Date — Quando o documento expira (ex.: validade do passaporte, validade do visto)
16. Notes — Quaisquer informacoes adicionais
17. Clique em Upload

O documento aparece na lista de documentos do funcionario. Se voce definir uma data de expiracao, o sistema comeca a rastrear automaticamente.

Carregar Multiplos Documentos de Uma Vez¶

1. No Compliance Vault, clique em Bulk Upload
2. Selecione multiplos arquivos do seu computador
3. Para cada arquivo, atribua:
4. Funcionario (pesquise por nome)
5. Tipo de documento
6. Data de expiracao (opcional)
7. Clique em Upload All

Carregar em Nome de um Funcionario¶

Se um funcionario submeter documentos atraves do aplicativo movel:

1. Va em Compliance > Pending Documents
2. Revise cada documento submetido
3. Clique em Approve para aceitar, ou Reject com um motivo
4. Documentos aprovados sao armazenados automaticamente no vault do funcionario

Passo 3: Criar e Gerenciar Contratos de Trabalho¶

Criar um Contrato Usando Modelos¶

1. Va em Payroll > Compliance > Contracts
2. Clique em New Contract
3. Selecione o funcionario
4. Escolha um Template com base no pais:
5. Modelos pre-construidos incluem clausulas padrao para as leis trabalhistas de cada pais
6. Modelos incluem provisoes locais obrigatorias
7. Preencha os detalhes do contrato:

1. Personalize quaisquer secoes conforme necessario
2. Clique em Save as Draft ou Send for Signature

Enviar para Assinatura Digital¶

1. Da visao de detalhes do contrato, clique em Send for Signature
2. O funcionario recebe um email com um link seguro
3. O funcionario revisa e assina eletronicamente
4. Voce recebe uma notificacao quando assinado
5. O contrato assinado e armazenado automaticamente no Compliance Vault

Rastrear Status do Contrato¶

Emendas de Contrato¶

Para modificar um contrato existente:

1. Abra o contrato assinado
2. Clique em Create Amendment
3. Documente o que esta mudando (ex.: “Aumento de salario de $50.000 para $55.000”)
4. Envie para assinatura (ambas as partes assinam)
5. A emenda e anexada ao contrato original com historico de versoes

Renovacao de Contrato¶

1. Abra o contrato que se aproxima da data de termino
2. Clique em Renew
3. Atualize os termos se necessario (novo salario, nova data de termino)
4. Envie para assinatura
5. A renovacao e vinculada ao contrato original no historico de versoes

Passo 4: Configurar Lembretes Automatizados¶

Configurar Alertas de Expiracao¶

1. Va em Settings > Compliance > Reminders
2. Clique em Add Reminder Rule
3. Configure:

1. Escolha quem recebe lembretes:
2. Funcionario — Notificado para renovar seu documento
3. Gerente — Notificado se o funcionario nao agir

4. Administrador de RH — Recebe notificacoes escaladas

5. Clique em Save

Comportamento dos Lembretes¶

Passo 5: Configurar Acesso Baseado em Funcoes¶

Niveis de Acesso¶

Definindo Permissoes¶

1. Va em Settings > Compliance > Access Control
2. Clique em Add Role Assignment
3. Selecione o usuario ou funcao
4. Escolha o nivel de permissao
5. Opcionalmente restrinja a categorias de documentos ou paises especificos

Conceder Acesso ao Provedor de Folha de Pagamento¶

Para compartilhar documentos com seu provedor local de folha de pagamento:

1. Va em Settings > Compliance > External Access
2. Clique em Add Provider
3. Insira:
4. Provider Name — ex.: “ABC Payroll Costa Rica”
5. Contact Email — Email do usuario autorizado do provedor
6. Access Scope — Apenas documentos relacionados a folha de pagamento
7. Expiration — Defina uma data de termino para o acesso
8. Clique em Send Invite
9. O provedor recebe um login de acesso limitado
10. Eles so podem visualizar documentos relevantes para a folha de pagamento (nao contratos ou IDs)

Passo 6: Executar Relatorios de Conformidade¶

Relatorio de Expiracao de Documentos¶

1. Va em Compliance > Reports > Document Expiration
2. Visualize:
3. Documentos expirando nos proximos 30, 60 ou 90 dias
4. Filtre por pais, departamento ou tipo de documento
5. Exporte para CSV ou PDF
6. Use este relatorio para revisoes semanais de conformidade

Relatorio de Documentos Ausentes¶

1. Va em Compliance > Reports > Missing Documents
2. Identifique:
3. Funcionarios sem documentos obrigatorios
4. Documentos ainda nao carregados
5. Nivel de risco de conformidade (alto/medio/baixo)
6. Clique em Send Reminders para notificar automaticamente funcionarios e gerentes

Relatorio Resumo de Auditoria¶

1. Va em Compliance > Reports > Audit Summary
2. Visualize:
3. Toda atividade de documentos em um periodo
4. Quem visualizou quais documentos e quando
5. Uploads, edicoes e exclusoes
6. Tentativas de acesso (incluindo as que falharam)

Painel de Conformidade em Tempo Real¶

A aba principal Compliance mostra:

Passo 7: Usar a Lista de Verificacao de Onboarding¶

Automatize a coleta de documentos para novas contratacoes:

Como Funciona o Fluxo de Onboarding¶

1. RH cria um novo perfil de funcionario (veja Gestao de Funcionarios)
2. O sistema verifica o pais do funcionario e gera uma lista de verificacao de documentos
3. O funcionario recebe um email com link para carregar documentos obrigatorios
4. O funcionario carrega documentos atraves do aplicativo movel ou portal web
5. RH revisa e aprova cada documento
6. Uma vez que todos os documentos obrigatorios estejam aprovados, o funcionario e marcado como Conforme

Configurar Listas de Verificacao de Onboarding¶

1. Va em Settings > Compliance > Onboarding Checklists
2. Para cada pais, configure documentos obrigatorios:

Exemplo — Costa Rica: - [x] Contrato de Trabalho (assinado) - [x] ID Nacional (cedula) - [x] Formulario Fiscal W-4 (equivalente local) - [x] Dados da Conta Bancaria - [x] Formulario de Contato de Emergencia

Exemplo — Mexico: - [x] Contrato de Trabalho (assinado) - [x] CURP (ID fiscal) - [x] RFC (registro fiscal) - [x] Registro IMSS - [x] Dados da Conta Bancaria - [x] Comprovante de Endereco

1. Marque documentos como Obrigatorios ou Opcionais
2. Clique em Save

Bloquear Folha de Pagamento para Funcionarios Nao Conformes (Opcional)¶

1. Va em Settings > Compliance > Payroll Gating
2. Ative Block Payroll Processing
3. Quando habilitado, funcionarios marcados como “Nao Conforme” sao excluidos de execucoes de folha
4. Um aviso aparece durante a criacao da execucao listando funcionarios nao conformes

Melhores Praticas¶

Gestao de Documentos¶

• Padronize nomes de arquivos — Use um formato consistente: NomeFuncionario_TipoDocumento_Data.pdf
• Defina datas de expiracao — Sempre defina ao carregar; lembretes nao funcionarao sem elas
• Substitua, nao exclua — Carregue uma nova versao e marque a antiga como substituida (preserva trilha de auditoria)
• Use categorias consistentemente — Categorizacao adequada torna filtragem e relatorios precisos

Frequencia de Conformidade¶

• Semanalmente — Verifique o Painel de Conformidade por documentos expirados/ausentes
• Mensalmente — Execute o Relatorio de Expiracao de Documentos e envie lembretes
• Trimestralmente — Auditoria completa de conformidade, revise toda documentacao de funcionarios
• Anualmente — Re-verifique todos os documentos, atualize os expirados

Seguranca¶

• Revise permissoes de acesso trimestralmente — Garanta que apenas as pessoas certas tenham acesso
• Remova acesso de funcionarios demitidos imediatamente — Parte do desligamento
• Audite acesso de provedores externos — Verifique se provedores de folha ainda precisam de acesso
• Habilite 2FA para todas as contas de administrador — Camada extra de seguranca

O Que Vem a Seguir?¶

• Aprenda a Gerenciar Funcionarios, Bonus e Descontos
• Consulte a documentacao de referencia de Conformidade Local
• Saiba sobre Rastreamento de Tempo e Presenca

Precisa de Ajuda?¶

• Documentacao: docs.4geeks.io/en/payroll
• Suporte: Disponivel atraves do painel do console
• Comece: console.4geeks.io/payroll

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