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Executando Execuções de Folha de Pagamento e Gerando Contracheques¶

Visão Geral¶

Uma execução de folha de pagamento é o processo principal que calcula a compensação dos funcionários para um período de pagamento específico. O sistema coleta dados de planilhas de tempo, aplica bônus e descontos, calcula retenções de impostos e gera contracheques — tudo automaticamente.

Neste tutorial, você irá:

• Preparar seus dados antes de executar a folha de pagamento
• Criar e configurar uma execução de folha de pagamento
• Compreender o detalhamento dos cálculos (pagamento bruto, impostos, pagamento líquido)
• Revisar resultados da execução e detalhar informações dos funcionários
• Gerar e distribuir contracheques
• Exportar Relatórios de Inteligência de RH para seu provedor de folha de pagamento local
• Reverter uma execução se correções forem necessárias

Pré-requisitos¶

• Funcionários adicionados com taxas e categorias de trabalho corretas (veja Gestão de Funcionários)
• Rastreamento de tempo configurado e planilhas de tempo aprovadas (veja Configuração de Rastreamento de Tempo)
• Conformidade fiscal configurada para seus países (veja Configuração de Conformidade Fiscal)
• Bônus e descontos configurados nos perfis dos funcionários
• Estações configuradas com funcionários atribuídos

Passo 1: Lista de Verificação Pré-Execução¶

Antes de criar uma execução de folha de pagamento, verifique o seguinte:

Verificação de Planilhas¶

• Todos os funcionários têm registros de entrada/saída para o período de pagamento
• Planilhas são submetidas pelos funcionários
• Gerentes aprovaram todas as planilhas
• Entradas manuais (se houver) estão aprovadas
• Horas extras foram revisadas e aprovadas

Para verificar: Vá em Payroll → Timesheets → filtre por período de pagamento. Procure registros com status “Pending”. Aprove ou resolva antes de prosseguir.

Verificação de Dados dos Funcionários¶

• Todos os funcionários ativos têm taxas por hora/salários corretos
• Bônus estão configurados com valores e datas efetivas corretos
• Descontos estão configurados com valores corretos
• Nenhum funcionário demitido está marcado como ativo

Para verificar: Vá em Payroll → Employees e escaneie a lista. Clique em qualquer funcionário cujos dados podem ter mudado neste período.

Configuração de Impostos¶

• Conformidade fiscal está configurada para cada país onde os funcionários trabalham
• Alíquotas de imposto estão atualizadas (revise no início de cada ano fiscal)
• Taxas de contribuição do empregador estão configuradas corretamente

Configuração de Estações¶

• Todos os funcionários ativos estão atribuídos a pelo menos uma estação
• Estações que não estão mais ativas estão arquivadas

Passo 2: Criar uma Execução de Folha de Pagamento¶

Iniciar uma Nova Execução¶

1. Navegue até Payroll → Runs
2. Clique em Run Payroll
3. O sistema abre a tela de Configuração da Execução

Configurar a Execução¶

Período de Pagamento: 1. Selecione a Start Date — primeiro dia do período de pagamento 2. Selecione a End Date — último dia do período de pagamento 3. O sistema mostra o número de dias úteis neste período

Filtro de Estação (Opcional): - All Stations — Executar folha para todos os locais de uma vez - Specific Stations — Selecione uma ou mais estações se você processa a folha por local

Use o filtro de estação se sua organização processa folha de pagamento em escalas diferentes por local (ex.: semanal para armazém, mensal para funcionários de escritório).

Moeda: - Selecione a Payment Currency para esta execução - O sistema aplica taxas de câmbio para funcionários com moedas de salário diferentes

Revisar Resumo da Execução¶

Antes de executar, o sistema mostra uma prévia:

Revise estes números em relação às suas expectativas. Se algo parecer errado, clique em Cancel e investigue antes de prosseguir.

Executar ou Salvar como Rascunho¶

Você tem duas opções:

• Save as Draft — Salva a execução sem processar. Você pode retornar depois para revisar e execute. Use esta opção se quiser verificar os números com sua equipe.
• Execute Run — Processa a execução imediatamente. Os cálculos começam e contracheques são gerados.

Passo 3: Compreendendo o Detalhamento dos Cálculos¶

Uma vez que uma execução é executada, o sistema calcula o pagamento de cada funcionário usando a seguinte fórmula:

A Fórmula de Folha de Pagamento¶

Gross Pay = (Regular Hours × Hourly Rate) + (Overtime Hours × Overtime Rate)

Net Pay = Gross Pay + Bonuses - Deductions - Tax Withholdings

Total Employer Cost = Net Pay + Employer Contributions

Detalhes dos Componentes¶

1. Pagamento Bruto¶

• Horas Regulares — Baseado em dados aprovados de planilhas de tempo para o período
• Horas Extras — Calculadas usando suas regras e multiplicadores de horas extras configurados
• Taxa por Hora — Do perfil do funcionário (ou derivada do salário)

2. Bônus¶

Adicionados ao pagamento bruto antes dos cálculos de impostos:

Se um bônus estiver definido como porcentagem, o sistema calcula contra o pagamento base do funcionário para o período.

3. Descontos¶

Subtraídos do pagamento bruto após bônus:

Descontos em parcelas são rastreados automaticamente — o sistema para de descontar quando o valor total é atingido.

4. Retenções de Impostos¶

Calculadas com base na configuração de impostos do país do funcionário:

• Imposto de Renda — Faixas progressivas aplicadas
• Seguro Social — Porcentagem da parcela do funcionário
• Seguro Saúde — Contribuição obrigatória
• Previdência — Contribuição de fundo de aposentadoria
• Outras Deduções Legais — Retenções específicas do país

Consulte Configuração de Conformidade Fiscal para um guia detalhado.

5. Contribuições do Empregador¶

Calculadas separadamente e mostradas como informativo nos contracheques (não deduzidas do pagamento do funcionário):

• Seguro Social (parcela do empregador)
• Seguro Saúde (contribuição do empregador)
• Previdência (contribuição do empregador)
• Provisão de Aguinaldo (acréscimo de bônus de Natal)
• Provisão de Férias (passivo de férias acumulado)

Passo 4: Monitorar Status da Execução¶

Status das Execuções¶

O Que Fazer Se uma Execução Falhar¶

1. Abra a execução que falhou
2. Revise a seção Error Details
3. Problemas comuns:
4. Configuração de impostos ausente para o país de um funcionário
5. Taxa por hora inválida no perfil de um funcionário
6. Dados de planilha de tempo ausentes para um período obrigatório
7. Taxa de conversão de moeda indisponível
8. Corrija o problema subjacente
9. Crie uma nova execução

Passo 5: Revisar Resultados da Execução¶

Visão de Resumo da Execução¶

1. Clique na execução concluída na lista Runs
2. O resumo exibe:

1. Verifique se os totais estão razoáveis — correspondem às expectativas?

Detalhar Funcionários Individuais¶

1. Clique em View Details ao lado do nome de um funcionário
2. Veja o detalhamento por funcionário:

1. Verifique se os cálculos individuais correspondem às suas expectativas

Exportar Resumo da Execução¶

1. Da visão de detalhes da execução, clique em Export Summary
2. Escolha o formato:
3. PDF — Relatório formatado adequado para revisão gerencial
4. CSV — Dados brutos para análise em planilha
5. O arquivo é baixado com todos os dados da execução

Passo 6: Gerar e Distribuir Contracheques¶

Contracheques são gerados automaticamente quando a execução é concluída. Veja como gerenciá-los:

Visualizar Todos os Contracheques¶

1. Vá em Payroll → Payslips
2. Todos os contracheques da execução concluída aparecem na lista

Exportar Contracheque Individual (PDF)¶

1. Clique em qualquer contracheque para abrir a visão de detalhes
2. Clique em Export PDF
3. O PDF formatado é baixado com:
4. Logotipo e detalhes da empresa
5. Nome e ID do funcionário
6. Ganhos detalhados, descontos e impostos
7. Contribuições do empregador (informativo)
8. Resumo do pagamento líquido

Exportar Contracheques em Massa (PDF)¶

1. Na aba Payslips, selecione múltiplos contracheques usando caixas de seleção
2. Clique em Export PDF (ação em massa)
3. Todos os contracheques selecionados são baixados como PDFs individuais em um arquivo ZIP
4. Cada arquivo é nomeado: Payslip_EmployeeName_Period.pdf

Exportar Contracheques como CSV¶

Para contabilidade ou análise do provedor de folha de pagamento:

1. Na aba Payslips, clique em Export CSV
2. Escolha o escopo:
3. All Payslips — Tudo no sistema
4. Current Period — Apenas o período mais recente
5. Specific Station — Filtre por local
6. O CSV é baixado com todos os dados de contracheques em formato de planilha

Acesso dos Funcionários aos Contracheques¶

Funcionários podem visualizar seus próprios contracheques através de: - Aplicativo Móvel → aba Payslips — disponível imediatamente após a geração - Portal do Funcionário — acesso web em app.4geeks.io - Notificação por Email — opcional; habilite em Settings → Notifications

Passo 7: Gerar Relatórios de Inteligência de RH para Provedores Locais de Folha de Pagamento¶

A Employee Stream é projetada para fornecer dados perfeitos ao seu provedor de folha de pagamento local. O Relatório de Inteligência de RH é a saída principal.

1. Vá em Payroll → Reports → Payroll Export
2. Selecione o Pay Period que corresponde à sua execução concluída
3. Clique em Generate Report
4. O relatório inclui:

1. Clique em Export e escolha:
2. CSV — Para o sistema do seu provedor local de folha de pagamento

3. PDF — Para seus registros e aprovações

4. Envie o relatório exportado para seu provedor local de folha de pagamento para que eles possam executar os pagamentos reais

Passo 8: Revertendo uma Execução de Folha de Pagamento (Se Necessário)¶

Se você descobrir um erro após a execução ser concluída:

1. Abra a execução da lista Runs
2. Clique em Reverse
3. Confirme a reversão

O que acontece: - Todos os contracheques desta execução são anulados - O status da execução muda para “Reversed” - Contracheques dos funcionários mostram status “Voided” - Você pode criar uma nova execução corrigida

Passo 9: Melhores Práticas Pós-Execução¶

Ações Imediatas¶

• Revise o resumo da execução para quaisquer anomalias
• Exporte e arquive o resumo da execução (PDF)
• Notifique os funcionários de que novos contracheques estão disponíveis
• Envie o Relatório de Inteligência de RH ao provedor local de folha de pagamento
• Se usar financiamento automático para contratados, verifique as transferências de fundos

Revisões Regulares¶

• Mensalmente — Verifique analytics para tendências de custos (veja Guia de Analytics)
• Trimestralmente — Revise configurações de bônus e descontos
• Anualmente — Verifique alíquotas de impostos e atualize perfis de funcionários

O Que Vem a Seguir?¶

• Aprenda a Usar Analytics para Monitorar Custos de Folha de Pagamento
• Aprenda a Configurar Conformidade Fiscal para Folha de Pagamento Multi-País
• Consulte a documentação de referência de Execuções de Folha de Pagamento

Precisa de Ajuda?¶

• Documentação: docs.4geeks.io/en/payroll
• Suporte: Disponível através do painel do console
• Comece: console.4geeks.io/payroll

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