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Configurando Rastreamento de Tempo para Sua Equipe¶

Visão Geral¶

O 4Geeks Payroll oferece três métodos de rastreamento de tempo que trabalham juntos para dar visibilidade em tempo real da sua força de trabalho — independentemente de onde estejam trabalhando.

Neste tutorial, você irá:

• Escolher os métodos de rastreamento de tempo certos para sua equipe
• Configurar entrada móvel validada por GPS com geofencing
• Configurar o Entrance App para check-in biométrico no escritório
• Configurar entrada manual com aprovação do gerente
• Definir horários de trabalho, escalas e regras de horas extras
• Configurar fluxos de aprovação e alertas automatizados

Pré-requisitos¶

• Conta 4Geeks Payroll com Employee Stream habilitada
• Funcionários adicionados ao sistema (veja Gestão de Funcionários)
• Estações configuradas para cada local de trabalho (veja documentação de Estações)
• Para o Entrance App: Um tablet Android ou iOS

Passo 1: Escolher os Métodos de Rastreamento de Tempo¶

Comparação de Métodos¶

Recomendação: Use a entrada móvel GPS como seu método principal e complemente com o Entrance App para locais do escritório. Reserve a entrada manual apenas para correções e exceções.

Habilitando Métodos¶

1. Vá em Payroll → Settings → Time Tracking
2. Ative cada método que deseja habilitar:
3. Mobile GPS Clock-In — Ativado por padrão
4. Entrance App — Ative se usar estações de check-in no escritório
5. Manual Entry — Recomendado habilitar apenas para correções
6. Clique em Save Changes

Passo 2: Configurar Entrada Móvel GPS¶

A entrada GPS permite que os funcionários usem seus telefones celulares para fazer entrada e saída com verificação de localização.

Definir Zonas de Trabalho Aprovadas (Geofencing)¶

Geofencing garante que os funcionários só possam fazer entrada de locais aprovados:

1. Vá em Settings → Time Tracking → Geofences
2. Clique em Add Geofence
3. Configure a zona:
4. Name — ex.: “Downtown Office”, “Client Site A”
5. Address — Insira o endereço físico
6. Radius — Defina o raio permitido (ex.: 100 metros)
7. Station Link — Associe este geofence a uma estação
8. Clique em Save

Você pode criar múltiplos geofences. Por exemplo, um técnico de campo pode ter acesso para fazer entrada do escritório, armazém e múltiplos locais de clientes.

Configurar Configurações de Verificação de Localização¶

1. Vá em Settings → Time Tracking → Location
2. Defina o nível de verificação:
3. Relaxed — Registra localização mas não bloqueia entrada
4. Standard — Avisa se fora do geofence mas permite entrada

5. Strict — Bloqueia entrada se fora das zonas designadas

6. Ative Photo Verification (opcional):

7. Requer que os funcionários tirem uma selfie durante a entrada
8. Fotos são armazenadas com o registro de tempo para auditoria

Modo Offline¶

A entrada móvel funciona sem internet:

1. Vá em Settings → Time Tracking → Offline Mode
2. Ative Enable Offline Clock-In
3. Defina a Max Offline Duration (padrão: 24 horas)
4. Funcionários podem fazer entrada/saída offline dentro desta janela
5. Registros são sincronizados automaticamente quando a conectividade é restaurada

Passo 3: Configurar o Entrance App (Check-in por Tablet)¶

Transforme qualquer tablet em uma estação de check-in profissional na entrada do seu escritório.

Instalar o Entrance App¶

1. No seu tablet, abra a App Store (iOS) ou Google Play Store (Android)
2. Pesquise por “4Geeks Entrance”
3. Baixe e instale o aplicativo
4. Abra o aplicativo — você verá um código de pareamento

Vincular o Tablet à Sua Conta¶

1. Vá em Payroll → Settings → Entrance App
2. Clique em Register Device
3. Insira um nome do dispositivo (ex.: “Lobby Tablet - San Jose”)
4. Selecione a Station com a qual este tablet está associado
5. O sistema gera um QR code de pareamento
6. No Entrance App no tablet, toque em Pair Device
7. Escaneie o QR code exibido no seu navegador
8. O tablet está agora vinculado

Configurar Método de Check-in¶

Escolha como os funcionários verificarão sua identidade na entrada:

1. Vá em Settings → Entrance App → Selecione seu dispositivo
2. Escolha o método de check-in:

1. Você pode habilitar múltiplos métodos e deixar os funcionários escolherem

Testar o Fluxo de Check-in¶

1. Fique em frente ao tablet
2. Se usando Face ID: Olhe para a câmera — o sistema reconhece você e registra o check-in
3. Se usando PIN: Insira seu código pessoal na tela
4. Verifique se o check-in aparece em Payroll → Time Tracking → Live Dashboard

Modo Fixo no Hardware (Opcional)¶

Previna adulteração bloqueando o tablet ao Entrance App:

1. No iOS: Use Acesso Guiado (Configurações → Acessibilidade → Acesso Guiado)
2. No Android: Use Fixação de Tela (Configurações → Segurança → Fixação de Tela)

Passo 4: Configurar Entrada Manual¶

A entrada manual deve ser reservada para exceções, não para uso diário.

1. Vá em Settings → Time Tracking → Manual Entry
2. Ative Allow Manual Entry
3. Configure restrições:
4. Max Entries Per Week — Limite quantas entradas manuais um funcionário pode submeter
5. Require Reason — Funcionários devem explicar por que não puderam fazer entrada normalmente
6. Manager Approval Required — Sempre ativado para entradas manuais
7. Clique em Save

Quando Usar Entrada Manual¶

• Funcionário esqueceu de fazer entrada
• Bateria do telefone descarregou durante o horário de trabalho
• GPS indisponível no local de trabalho
• Correção retroativa de um erro de entrada

Passo 5: Definir Horários de Trabalho¶

Definir Escalas Padrão¶

1. Vá em Settings → Time Tracking → Working Hours
2. Clique em Add Schedule
3. Configure:

Escala Fixa (mesmos horários todos os dias): - Segunda–Sexta: 9:00 – 17:00 - Intervalo para almoço: 12:00 – 13:00 (não remunerado) - Tolerância de atraso: 5 minutos

Escala Flexível (horários centrais com início/fim flexível): - Horários centrais: 10:00 – 15:00 (todos devem estar presentes) - Janela flexível: início 7:00 – 10:00, fim 15:00 – 19:00

Trabalho por Turnos (múltiplos padrões de turnos): - Turno da manhã: 6:00 – 14:00 - Turno da tarde: 14:00 – 22:00 - Turno da noite: 22:00 – 6:00 (com adicional noturno)

1. Atribua a escala a funcionários ou estações específicas
2. Clique em Save

Configurar Políticas de Intervalo¶

1. Nas configurações da escala, clique em Break Rules
2. Configure:
3. Paid Breaks — Pausas curtas (15 min) incluídas no horário de trabalho, sem necessidade de registrar saída
4. Unpaid Breaks — Intervalos para almoço que requerem registro de saída
5. Minimum Break Duration — ex.: 30 minutos para almoço
6. Maximum Break Duration — ex.: 1 hora para almoço
7. Clique em Save

Passo 6: Configurar Regras de Horas Extras¶

Horas extras são calculadas automaticamente com base nas regras que você define.

Criando Regras de Horas Extras¶

1. Vá em Settings → Time Tracking → Overtime
2. Clique em Add Overtime Rule
3. Configure:

Tipos de Regra Básicos:

Para cada regra, especifique: - Gatilho — Número de horas antes das horas extras se aplicarem (ex.: 8 horas/dia) - Multiplicador — Taxa de pagamento de horas extras (ex.: 1,5 para hora e meia) - Limite — Máximo de horas extras por dia/semana (opcional) - Aprovação Necessária — Se horas extras devem ser pré-aprovadas

Exemplo: Horas Extras Padrão da Costa Rica - Horas extras diárias: Após 8 horas, 1,5x para as primeiras 4 horas, 2x além - Horas extras semanais: Após 48 horas - Trabalho domingo: 1,5x de adicional

1. Atribua regras a grupos de funcionários ou estações
2. Clique em Save

Fluxo de Aprovação de Horas Extras¶

1. Vá em Settings → Time Tracking → Approvals
2. Configure aprovação de horas extras:
3. Pré-aprovação Necessária — Funcionários devem solicitar horas extras antes de trabalhá-las
4. Aprovação do Gerente — O gerente direto deve aprovar
5. Limite de Auto-aprovação — Até X horas aprovadas automaticamente, além requer aprovação

Passo 7: Configurar Fluxos de Aprovação¶

Cadeia de Aprovação de Planilhas¶

1. Vá em Settings → Time Tracking → Approval Workflow
2. Configure níveis de aprovação:

Nível 1 — Gerente Direto: - Revisa e aprova planilhas de tempo - Pode solicitar correções

Nível 2 — Chefe de Departamento (Opcional): - Revisa planilhas aprovadas antes da folha de pagamento - Pode sinalizar problemas

1. Defina Regras de Escalação:
2. Se o gerente não aprovar dentro de 48 horas, escalar para o chefe do departamento

3. Se ainda não houver ação após 72 horas, notificar o administrador de RH

4. Clique em Save

Notificações de Aprovação¶

1. Vá em Settings → Notifications → Time Tracking
2. Ative quais eventos acionam notificações:

Passo 8: Configurar Alertas e Notificações¶

Configure alertas automatizados para acompanhar a presença:

1. Vá em Settings → Time Tracking → Alerts
2. Habilite alertas para:

1. Defina o canal de notificação:
2. Notificação no Aplicativo — Alerta no painel do console
3. Email — Enviar para o endereço de email configurado

4. Notificação Push — Para o aplicativo móvel do gerente (se habilitado)

5. Clique em Save

Passo 9: Testar a Configuração¶

Executar uma Teste de Entrada (Móvel)¶

1. Abra o aplicativo móvel 4Geeks Payroll no seu telefone
2. Toque em Clock In
3. Verifique se a localização GPS é capturada
4. Verifique se a entrada aparece no Live Dashboard em tempo real
5. Aguarde 2-3 minutos e toque em Clock Out
6. Verifique se o registro de tempo aparece em Time Tracking → My Timesheets

Executar um Teste de Check-in (Entrance App)¶

1. Fique em frente ao tablet
2. Use o método configurado (Face ID, PIN ou RFID)
3. Verifique se o check-in aparece no Live Dashboard
4. Faça check-in novamente para registrar saída (ou deixe o check-out automático resolver)

Verificar Geração de Planilhas¶

1. Após um ciclo de teste de entrada/saída, vá em Time Tracking → Timesheets
2. Você deve ver a entrada de teste com:
3. Timestamps corretos
4. Dados de localização
5. Horas calculadas
6. Atribuição de estação

Melhores Práticas¶

Para Administradores¶

• Defina políticas claras — Documente as expectativas de rastreamento de tempo e compartilhe com os funcionários durante o onboarding
• Use geofencing com sabedoria — Comece com o modo Standard (aviso, não bloqueio) para evitar frustrar os funcionários
• Revise alertas semanalmente — Verifique o painel de alertas para padrões (ex.: mesmo funcionário sempre fazendo entrada tarde)
• Treine funcionários no aplicativo móvel — Realize uma sessão de treinamento breve para novos contratados
• Audite entradas manuais — Revise entradas manuais semanalmente para garantir que tenham razões válidas

Solução de Problemas¶

Funcionário Não Consegue Fazer Entrada¶

1. Verifique se o GPS está habilitado no dispositivo
2. Verifique se o funcionário está dentro do geofence (se o modo Strict estiver ativado)
3. Tente o modo offline — peça ao funcionário para ativar o modo avião e fazer entrada
4. Verifique se a conta do funcionário está ativa no diretório de Funcionários

Entrance App Não Reconhecendo Rosto¶

1. Verifique se o funcionário tem uma foto Face-ID carregada em seu perfil
2. Garanta boa iluminação na estação de entrada
3. Treine novamente o modelo facial carregando uma nova foto
4. Use o código PIN como método alternativo

Horas Incorretas na Planilha¶

1. Revise os timestamps de entrada/saída
2. Verifique se o funcionário esqueceu de registrar saída (o sistema registra saída automaticamente após 14 horas)
3. Submeta uma solicitação de correção através da entrada manual
4. O gerente aprova a correção

O Que Vem a Seguir?¶

• Aprenda a Executar Execuções de Folha de Pagamento e Gerar Contracheques
• Leia o Guia do Aplicativo Móvel do Funcionário
• Consulte a documentação de referência de Rastreamento de Tempo

Precisa de Ajuda?¶

• Documentação: docs.4geeks.io/en/payroll
• Suporte: Disponível através do painel do console
• Comece: console.4geeks.io/payroll

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